Agentursoftware easyJOB Release 5.10 mit neuen Funktionen

Agentursoftware easyJOB Release 5.10 mit neuen Funktionen

(Bildquelle: @ Shutterstock)

Das Release 5.10 ist von den Wünschen unserer Kunden geprägt. So können Sie beispielsweise künftig mehrere Kostenvoranschläge zu einem „Sammel-Kostenvoranschlag“ zusammenführen. Mit dem neuen Rechtekonzept „Autorisierung“ verwalten Sie die Zugriffe Ihrer Mitarbeiter auf Mandanten, Kunden und Jobs noch einfacher. So lässt sich easyJOB optimal auf Ihre Anforderungen anpassen und Sie sparen Zeit bei der Einrichtung.

Erstellen Sie ganz einfach einen Sammel-Kostenvoranschlag

Generieren Sie einen Kostenvoranschlag für mehrere ausgewählte Projekte eines Kunden. Wählen Sie dazu entweder ganze Jobs oder pro Job nur bestimmte Leistungen aus, die in den Sammel-KV einfließen sollen – dadurch lässt sich der Sammel-KV ganz individuell gestalten. Durch die Reihenfolge der Jobs wird die Anzeige der Angebotspositionen gesteuert, eine Änderung ist via Drag & Drop möglich. Entscheiden Sie sich zudem für ein individuell passendes Layout. Soll er wie ein Job dargestellt werden, oder möchten Sie zusätzliche Informationen andrucken, um hervorzuheben, dass Sie den KV aus mehreren Jobs generiert haben? Das erstellte Dokument wird am zuerst ausgewählten Job hinterlegt. Auch für Auftragsbestätigungen können Sie nun analog Sammel-Auftragsbestätigungen erstellen.

Im Zuge der Neugestaltung haben wir die Menüpunkte ER/AR in Einkauf/Verkauf umbenannt. Die Druckfunktionen für den KV sind jetzt unter dem Menüpunkt „Verkauf“ zu finden. Haben Sie in easyJOB einen Freigabeprozess für die Erstellung des Kostenvoranschlags eingerichtet, wird dieser automatisch gestartet. Bei mehreren Freigabeprozessen wählen Sie den gewünschten Freigabeprozess aus.

Steuern Sie Mitarbeiterzugriffe auf Mandanten und vertrauliche Projekte

Mit dem Release 5.10 haben wir ein neues Rechtekonzept für die Autorisierung von Mitarbeitern implementiert. Sie können damit die Ebenen Mandant, Kunde, Produkt und Job entweder auf „öffentlich“ oder „vertraulich“ setzen. Wird eine Ebene – zum Beispiel ein Kunde – als vertraulich definiert, müssen Sie die Mitarbeiter, die Zugriff erhalten sollen, dieser Ebene erst zuordnen. Die Autorisierung können Sie dabei individuell justieren von ganz restriktiv, dass also nur ein bestimmter Job zugänglich ist, bis zu ganz frei, so dass alles für alle zugänglich ist.

Besonders hilfreich ist die Multi-Mandantenverwaltung. Schalten Sie einen Mitarbeiter für ein oder zwei Tochterunternehmen frei, aber sperren Sie ihn für weitere Mandanten. Bei Bedarf definieren Sie eine Ausnahme-Regelung. Sie können einem Mitarbeiter beispielsweise den generellen Zugriff auf einen Mandanten verwehren, ihn aber für einen bestimmten Projekt-Job desselben eine – gegebenenfalls zeitlich begrenzte – Autorisierung erteilen. Oder Sie stellen einen „geheimen“ Kunden auf vertraulich und ordnen diesem nur eine Handvoll Mitarbeiter zu.

Mit dem Release 5.10 sind wir auch dem Wunsch einiger Kunden nachgekommen, Gemeinkosten-Jobs auf vertraulich setzen zu können und nur autorisierte Mitarbeiter dafür freizuschalten.

Lassen Sie sich Ihre Reports in easyJOB automatisiert erstellen und zusenden

easyJOB nimmt Ihnen lästige Routineaufgaben ab. Für regelmäßig wiederkehrende Auswertungen haben wir die Funktion „Report-Aufgabenplanung“ entwickelt. Hierüber können Sie sich Auswertungen zu Ihren Projekten und Stundenreports automatisch zusenden lassen. Starten Sie die Funktion über das Menü „Extras“ und definieren Sie eine Reportvorlage. Legen Sie den Zeitpunkt fest, zu dem dieser erstellt werden soll. Sobald der Report fertig ist, sendet easyJOB ihn an die im Verteiler festgelegten Mitarbeiter. Dies geschieht alles, ohne Ihr Zutun, im Hintergrund.

Nutzen Sie die neue Prüffunktion zur PDF/A-Konformität

Um den Datenaustausch mittels PDFs zu unterstützen, prüft easyJOB nun beim Druck, ob generierte Auftrags-, Kostenvoranschlags- und Faktura-Layouts PDF/A-konform sind. Dies ist beispielsweise für die Nutzung von ZUGFeRD Voraussetzung.

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die das Handling und die Usability enorm verbessern.

In jedem Release finden sich nicht nur neu entwickelte Funktionen, sondern auch eine Vielzahl an minimalen Verbesserungen, die das Arbeiten mit easyJOB nachhaltig optimieren. Dies ist eine nicht zu unterschätzende Erleichterung für unsere Kunden. Im Folgenden ein paar Beispiele:

Legen Sie Dokumente nie wieder doppelt und dreifach ab

Ihre Ablage wird durch das mehrfache Downloaden, beispielsweise von angehängten E-Mail-Logos, unübersichtlich? Damit ist jetzt Schluss. Die Duplikatsprüfung in easyJOB prüft beim Speichern von E-Mail-Anhängen, ob bereits eine identische Datei vorhanden ist. Wenn ja, wird diese Datei nicht noch einmal gespeichert. Ist die Datei zwischenzeitlich geändert worden, legt easyJOB eine neue Version an.

Analysieren Sie die prozentuale Auslastung von Arbeitsgruppen

In der Ressourcenübersicht können Sie sich fortan die Auslastung der Mitarbeiter gesammelt nach Arbeitsgruppe ansehen. Die Summe der verplanten Stunden wird entweder als absoluter Wert oder prozentual angezeigt.

Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf

Ab sofort finden Sie das Kontextmenü via rechter Maustaste auch in der Termin-/Aufgabenliste. So können Sie den Status einer Aufgabe schneller bearbeiten. Übrigens: Die rechte Maustaste können Sie auch bei vielen Widgets auf der Startseite nutzen. Probieren Sie es einfach mal aus, zum Beispiel beim Widget „zuletzt verwendete Jobs“ oder in der „SuperSearch“. Profitieren Sie dabei vom direkten Aufruf verwandter Funktionen.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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