E-Mail-Ablage digital „TA BusinessOptimizer Mail“: revisionssicher und komplett recherchierbar

E-Mail-Ablage digital "TA BusinessOptimizer Mail": revisionssicher und komplett recherchierbar

So funktioniert TA BusinessOptimizer Mail (Bildquelle: TA Triumph-Adler)

– Erste ECM-Lösung für das Massengeschäft zusammen mit der Schwestergesellschaft Ceyoniq Technology GmbH
– Neue nutzerfreundliche und umfangreiche Lösung für die E-Mail-Archivierung mit revisionssicherer Ablage und Wahrung von Aufbewahrungsfristen
– Voll recherchierbares Archiv ermöglicht das Anlegen einer „Wissensdatenbank“

Nürnberg, 21.06.2017. Die TA Triumph-Adler GmbH bietet ab sofort mit „TA BusinessOptimizer Mail“ eine umfangreiche Lösung für die digitale E-Mail-Ablage an. Nutzer archivieren mit „TA BusinessOptimizer Mail“ revisionssicher und profitieren unter anderem von einer komfortabel recherchierbaren E-Mail-Datenbank sowie einer Entlastung des Mailservers. Die Software kann durch den Anwender ohne Vorkenntnisse oder Schulung bedient werden. Das Programm basiert auf der Software „nscale“ des Triumph-Adler-Schwesterunternehmens Ceyoniq Technology und kann als Basis für den Ausbau eines ECM- bzw. DMS-Systems eingesetzt werden.

„TA BusinessOptimizer Mail“ steht für eine vollständige Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen im geschäftlichen digitalen Mailverkehr: Durch die manipulations- und löschungssichere Ablage archivieren Nutzer geschäftlich relevante E-Mails absolut rechts- und revisionssicher – und zwar nach GoBD, AO, HGB und GoBS. So können gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen etwa für steuerlich relevante Unterlagen gewahrt, bei Bedarf Mails zur Beweismittelübergabe exportiert oder die nachträgliche Veränderung von Mails ausgeschlossen werden. Stichwort Transparenz: Verantwortliche können mithilfe von „TA BusinessOptimizer Mail“ ebenfalls nachvollziehen, wann und wer E-Mails versendet, bzw. empfangen hat.

Umfangreiche Funktionalität und Entlastung der Mail-Server
Entlastung von Mail-Servern: „TA BusinessOptimizer Mail“ speichert die eingehenden Mails inklusive aller Anhänge nicht auf dem firmeninternen Mail-Server, sondern überträgt die gesamte Mail-Korrespondenz beim Eingang in das Archivsystem von „TA BusinessOptimizer Mail“. Gleiches gilt auch für ausgehende Mails. Nutzer greifen auf die E-Mail-Wiederherstellung und userfreundliche Suchfunktionen von „TA BusinessOptimizer Mail“ zu: Anwender können die abgelegten Mails und ihre Anhänge per Volltextsuche oder anhand von Parametern wie Betreff, Datum, Dateiformat oder Adressat durchsuchen.

Umwandlung des E-Mail-Archivs in eine „Wissensdatenbank“
Mit „TA BusinessOptimizer Mail“ wandeln Anwender ihr E-Mail-Archiv in eine komfortable „E-Mail-Wissensdatenbank“ inklusive Anmerkungen zu Rechnungen, Vertragsabsprachen, Bestellungen oder Preislisten um. Auch umfangreiche Datensätze sind so blitzschnell recherchierbar. Anwender haben die Möglichkeit, detailliert festzulegen, ob alle Mails archiviert werden sollen („Journaling“-Funktion), oder nur ein zuvor definierter Teil (Postfacharchivierung). Darüber hinaus arbeitet die Anwendung mit einer komfortablen Wiederherstellungsfunktion – die etwa bei einem E-Mail-Server-Ausfall zum Einsatz kommt.

Entlastung und Schutz vor Spam
Einfache Installation: „TA BusinessOptimizer Mail“ lässt sich in eine vorhandene Infrastruktur oder das IT-Management einbinden. Da die Anwendung im Hintergrund ohne Benutzerinteraktion läuft, beeinträchtigt sie in keiner Weise den Workflow oder die übliche Arbeitsweise des Nutzers. Durch die angewendete „Single-Instance-Speicherung“ werden darüber hinaus Mail-Server zusätzlich entlastet: Denn „TA BusinessOptimizer Mail“ erkennt bei bereits abgelegten E-Mails, sowie Serien-Mailings mit vielen Empfängern identische Inhalte und legt diese nicht doppelt ab. „TA BusinessOptimizer Mail“ archiviert ausschließlich Mails, die den im Unternehmen installierten Spam-Filter bereits passiert haben. Dadurch besteht keine Gefahr, dass unerwünschten Mails abgelegt werden.

Bestens für die Zukunft gerüstet
Olaf Stammer, Head of Solution Marketing: „Die seit Anfang des Jahres gesetzlich verankerte Archivierung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs verlangt nach einer nutzerfreundlichen und revisionssicheren Lösung mit einem hohen Funktionsangebot. Nur so kann etwa der potenzielle Ärger durch fehlende Auskunftsfähigkeit bei einer Betriebsprüfung verhindert werden. Wir liefern hier mit ,TA BusinessOptimizer Mail“ ein passgenau auf die Bedürfnisse des Users zugeschnittenes Produkt. Dabei handelt es sich nicht um ein aufwändiges Enterprise Content Management, bietet aber dennoch für den Bereich E-Mail die wichtigsten Funktionen eines ECM. Auf Wunsch können Anwender die Software natürlich jederzeit zu einem vollwertigen ECM erweitern.
Ausbau neuer Lösungs- und Dienstleistungskonzepte

„TA BusinessOptimizer Mail ist die erste ECM-Lösung für das Massengeschäft, welche wir zusammen mit unserer Schwestergesellschaft Ceyoniq Technology GmbH anbieten“, so Daniel Wagenführer, General Manager Business Development Sales & Service Group. „Damit verfolgen wir unsere Strategie, neue Lösungs- und Dienstleistungskonzepte konsequent weiter auszubauen.“

Über die TA Triumph-Adler GmbH:
Die TA Triumph-Adler GmbH ist der deutsche Spezialist im Document Business und gehört mit 117 Jahren Historie zu den traditionsreichsten Marken in der ITK-Branche. Heute entwickelt und liefert TA Triumph-Adler ganzheitliche Managed Document Services (MDS), die den vollständigen Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken. Ziel ist es, die voranschreitende Vernetzung und Mobilisierung von Bürotätigkeiten zu unterstützen. Die Leistungen beinhalten die individuelle Analyse und Beratung von Geschäftskunden, die Implementierung eines IT-basierten Dokumenten-Workflows und die kontinuierliche Prozessoptimierung anhand der eigenen Asset- und Systemmanagementlösung TA Cockpit, ausgezeichnet unter anderem mit dem IT-Innovationspreis 2011. Das Unternehmen ist Vollsortimenter im Dokumenten-Management und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der Geschäftskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Persönliche Kundenbetreuung und flächendeckender, bundesweiter Service, zertifiziert durch den TÜV Süd, zeichnen TA Triumph-Adler aus. In Deutschland vertreibt das Unternehmen über den Direktvertrieb mit einem dichten Netz regionaler Solution Center an 35 Standorten, davon 29 Vertriebsstandorte. Darüber hinaus gibt es 13 weitere Standorte in fünf Ländern sowie Distributionspartner in EMEA. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung „Triumph für Kinder“ (Kto. 5 260 500, BLZ 760 400 61) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Seit Oktober 2010 gehört die TA Triumph-Adler GmbH mit der eingetragenen Marke UTAX zu 100 Prozent zur Kyocera Document Solutions Inc. mit Sitz in Osaka, Japan. Der Sitz der Gesellschaft ist Nürnberg mit dem operativen Headquarter in Norderstedt bei Hamburg.

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TA Triumph-Adler GmbH
Maike Zumbrägel
Ohechausee 235
22848 Norderstedt
+49 (0) 40/ 52 849-243
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http://www.triumph-adler.net

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