5 Ursachen für Verstöße gegen Spesen-Policies

Einblicke von Rydoo, Experten für intelligentes Spesenmanagement

Während der Messe-Saison, bei Kundenbesuchen und sonstigen Geschäftsreisen geschehen Verstöße gegen die Ausgaben-Policy des eigenen Unternehmens schneller und häufiger als erwünscht. Jeder Gastronomiebeleg, der nur etwas über dem Limit liegt, kann der Buchhaltung zusätzlichen Aufwand bedeuten. In den meisten Fällen passiert das ohne jeden bösen Hintergedanken. Meist hat es andere Ursachen, wenn Angestellte die Spesen-Policy überschreiten:

1. Die Spesenlimits sind unbekannt
Wer Tag für Tag damit beschäftigt ist, für den mögen die Unternehmensvorschriften zu Ausgaben selbstverständlich sein, doch wer damit nur selten Kontakt hat, dem sind sie entsprechend wenig präsent. Mit gelegentlichen langen E-Mails ist dabei nicht geholfen, viel eher sind regelmäßige Erinnerungen über die internen Messenger oder kurze Schulungen das Mittel der Wahl.

2. Die Regeln sind nicht übersichtlich
Mitarbeiter können die Spesen-Policy dann am einfachsten befolgen, wenn sie so kurz, kompakt und eindeutig wie möglich ist. Statt jedes Detail über Seiten zu regeln, sollten die Vorgaben besser Strategien enthalten, was zu tun ist, sollten Verstöße passieren.

3. Die Spesen-Policy ist von vorgestern
Werden die Vorgaben nicht regelmäßig aktualisiert, ist schnell der Fall, dass sie veraltete Technologien enthalten und neue Entwicklungen nicht berücksichtigen. Dies schadet nicht nur der Übersichtlichkeit, sondern führt auch dazu, dass Mitarbeitende die Richtlinien schneller als nicht relevant abstempeln.

4. Die Vorgaben wirken restriktiv und unfair
Erlauben die Kostenlimits höchstens den Schnellimbiss und die Jugendherberge, wirkt das unfair und verleitet dazu, Verstöße als gerechtfertigt zu sehen. Dahinter kann auch schlicht stecken, dass die Policy über Jahre nicht aktualisiert wurde. Es empfiehlt sich, regelmäßig Feedback einzuholen, ob Mitarbeitende auf Reisen mit den aktuellen Limits klarkommen.

5. Es ist tatsächlich böse Absicht
Auch wenn diese Fälle die Minderheit sind, kann auch absichtlicher Betrug nicht ausgeschlossen werden. Teils werden dabei Belege manuell oder per Bildbearbeitung verfälscht. Es gilt, die Motivation hinter solchem Verhalten zu verstehen und anzugehen.

Während die Gründe für Verstöße gegen Ausgabenregeln vielfältig sind, werden gleichzeitig die Tools zum Spesenmanagement immer besser darin, sie automatisch zu erkennen und zu markieren. Zu hohe Beträge sind dabei der einfachste Fall. Rydoo kann auf Basis von KI-Support aber auch einzelne, nicht genehmigte Posten auf Belegen markieren oder Fälschungen erkennen. Interne Compliance sicherzustellen und Frust zu vermeiden wird für alle Beteiligten immer einfacher und komfortabler. Nicht nur für Finanzteams, auch für Geschäftsreisende ist das eine erfreuliche Entwicklung.

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führender Anbieter einer B2B SaaS-Plattform, für intelligentes Spesenmanagement. Mit einer mobilen App und Web-Applikation macht es Rydoo für Unternehmen einfacher, Transparenz über ihre Ausgaben zu erlangen, Richtlinien einzuhalten, und ihr Spesenmanagement zu optimieren. Im Fokus stehen dabei Compliance, Kontrolle und Komfort. Rydoo ist kompatibel mit den gängigsten HR-, ERP- und Buchhaltungssystemen. Seit über einem Jahrzehnt arbeitet Rydoo an Lösungen für Geschäftsreisen und Spesenmanagement. Rydoo beschäftigt 150 Mitarbeitende in acht Ländern und unterstützt weltweit mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München. Rydoo wird von der globalen Investmentfirma Marlin Equity Partners unterstützt.
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