Katalogproduktion automatisieren: effektiv und kostensparend dank PIM System

10/2015 – Viele Unternehmen kennen die Situation: der neue Katalog muss fertiggestellt werden und die Marketing- und Vertriebsabteilung steht am Rande ihrer Belastungsgrenze. Der hohe Arbeitsaufwand führt oftmals dazu, dass die Mitarbeiter in den Wochen vor der Druckfreigabe kaum zu ihrem Tagesgeschäft kommen, geschweige denn neue Aufgaben angehen können. Hinzu kommt, dass die Arbeit am Katalog für die nächste Saison meist schon beginnt, wenn die aktuelle Ausgabe noch nicht mal in Druck gegangen ist.

Katalogproduktion ohne Produktinformationsmanagement System ist zeit- und kostenintensiv

Für die Vorbereitung der Printproduktion sind zahlreiche manuelle Schritte notwendig: Materialsammlung bei verstreuter Datenhaltung, Abgleich der Produktinformationen, nachträgliche Änderungen und Austausch von nicht druckfähigen Vorlagen, verbunden mit zahllosen Korrekturschleifen. Zudem müssen oftmals Änderungen der Produktentwicklung z.B. bei technischen Daten noch kurz vor dem Druck berücksichtigt werden. Viele Arbeitsstunden sind notwendig, bis alle Informationen, Bilder, Zeichnungen, etc. dem Grafiker in der richtigen Ausführung zur Verfügung stehen. Bei externen Dienstleistern können für die Abwicklung hohe Kosten hinzukommen, die je nach Aufwand der Änderungen schnell steigen. Ohne Zweifel ist die Katalogproduktion eine zeit- und kostenintensive Angelegenheit und der Aufwand ohne intelligente Softwareunterstützung enorm.

Um das Einsparpotential transparent zu machen, bieten Workshops zur Bedarfsanalyseeine wertvolle Orientierungshilfe, wie sie zum Beispiel von der Agentur brain at work angeboten werden ( www.brain-at-work.de/pim-workshop (http://www.brain-at-work.de/pim-workshop) ).

Mit PIM System Wettbewerbsvorteil erreichen

Ein PIM System (Product Information Management System) ist die optimale Softwarelösung für alle Verantwortlichen in Marketing und Vertrieb. Das PIM System rationalisiert die gesamten Abläufe durch klar definierte Workflows. Festgelegte Regeln und Qualitätssicherungsmechanismen sowie eine automatisierte Layoutproduktion von Katalogseiten beschleunigen den kompletten Prozess der Printproduktion enorm. Aufgrund einer abteilungsübergreifenden und neutralen Datenhaltung wird immer die aktuellste Version der Produktinformationen verwendet. Auch bei engen Zeitplänen können somit die neuesten Daten kurz vor Drucklegung übernommen und auch bereits fertig gelayoutete Kataloge nochmals mit den aktuellsten Daten aktualisiert werden, ohne dass das Layout und bisherige Änderungen wieder zerstört werden.

Die gewonnene Zeit der Mitarbeiter kann dabei sinnvoll investiert werden: neue Ziele und strategische Überlegungen, die schon lange geplant waren, können in Angriff genommen werden. Schließlich erlaubt der Einsatz eines PIM Systems, dass das Unternehmen flexibler am Markt agieren kann durch eine dramatisch verkürzte Produktionszeit von Werbemitteln. Das PIM System automatisiert somit nicht nur die Katalogproduktion, es schafft auch einen echten Wettbewerbsvorteil.

Workshop zur PIM-Bedarfsanalyse eines Unternehmens

Ziel eines solchen Workshops ist es, für ein Unternehmen das individuelle Kosten-Nutzen-Verhältnis zu ermitteln. Im Ergebnis erhält das teilnehmende Unternehmen ein strukturiertes und nutzenorientiertes Lastenheft für die PIM-Einführung. Es ermöglicht eine konkrete Kalkulation der benötigten Mittel, Auswahlkriterien zur Software und des zu erwartenden Nutzens. Die ausführliche Beschreibung eines solchen Workshops ist online abrufbar unter www.brain-at-work.de/pim-workshop (http://www.brain-at-work.de/pim-workshop) .

Die brain at work Gesellschaft für Kommunikation mit Neuen Medien steigert die Wertschöpfung aus den Marketing-Inhalten ihrer Kunden durch fundierte Beratung, effiziente Software und professionellen Service. Für vertriebsstarke Multi-Channel-Lösungen, Websites, Onlineshops und mehr.

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