Wichtige Tipps im Umgang mit Whistleblower für den Mittelstand – Gesetz greift ab April

Das Hinweisgeber-Gesetz (oder „Whistleblower“) ist ab April gültig. Für Unternehmen hat dies verschiedene Konsequenzen, einige treten unmittelbar in Kraft. Deshalb lohnt es sich, jetzt schon einmal die „Hausaufgaben“ zu erledigen: Welches System und welche Meldekanäle passen? Welche rechtlichen Auflagen müssen umgesetzt werden? Und wie kann es gut eingeführt werden? Dazu gibt es verschiedene Tipps im Überblick. Denn: Weihnachten kommt schließlich immer schneller, als man denkt…

Größere mittelständische Unternehmen mit mehr als 250 Arbeitnehmern müssen schnell handeln. Denn für sie gilt das Gesetz mit dem Zeitpunkt des Inkrafttretens, was spätestens im April der Fall sein wird. Dann muss ein sogenanntes „Hinweisgebersystem“ installiert sein. Kleinere Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern haben dafür bis zum 17.12.2023 etwas mehr Zeit.

Das Ziel des Gesetzes – und damit des einzuführenden Systems – ist es, Hinweisgebern verschiedene Möglichkeiten zu bieten, um vertraulich auf Missstände und Verstöße aufmerksam zu machen. Es schützt den Whistleblower – bei berechtigten Gründen für die Annahme eines Rechtsbruches – vor jeder Form von Repressalien, Diskriminierungen, Benachteiligungen und arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Ab der Meldung gilt eine Beweislastumkehr: Jetzt muss der Arbeitgeber beweisen, dass kein Zusammenhang zwischen arbeitsrechtlichen Schritten mit der Meldung des Hinweises durch den Arbeitnehmer bestand. Ansonsten drohen Geldbußen zwischen 20.000 und 100.000 Euro, die sowohl für die verantwortliche Person als auch das jeweilige Unternehmen verhängt werden können.

Externe und interne Meldekanäle
Generell sind zwei gleichwertige, nebeneinanderstehende Meldewege gefordert: interne und externe. Bisher hatte der interne Kanal einen Vorrang – dies ist mit dem neuen Gesetz nicht mehr der Fall. Jetzt kann der Hinweisgeber entscheiden, ob er Verstöße unternehmensintern meldet oder an einen externen Ansprechpartner.

Damit stehen die Firmen vor einer mehrteiligen Aufgabe. Für den internen Kanal müssen sie eine technische und personelle Infrastruktur schaffen, die wirklich sicher und ausreichend (personell) ausgestattet ist. Der Prozess, wie auf Missstände im Unternehmen hingewiesen kann, sollte gut durchdacht werden. Mögliche Risiken vorab zu identifizieren, reduziert die Wahr-scheinlichkeit rechtlicher Konsequenzen, zum Beispiel bei Verstößen gegen das Datenschutzgesetz. Und schließlich hilft es, das Vertrauen in den internen Kanal zu stärken. Denn in Unternehmen mit einer offenen Unternehmenskultur, die auf Vertrauen basiert, sind sowohl der Hinweis als auch die Korrektur von Missständen einfacher und mit weniger Irritationen möglich.

Welche Arten von Hinweisgebersystemen sind möglich?
Hinweise können auf beiden Kanälen schriftlich, mündlich oder persönlich gegeben werden. Das kann über eine elektronische Meldemöglichkeit oder einen Ombudsmann (z.B. einen externen Rechtsanwalt) erfolgen. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Belegschaft zu informieren, bei welchen Behörden externe Meldungen möglich sind.

Welche Meldungen genießen Whistleblower-Schutz?
Die Personen genießen Schutz, wenn sie auf strafbewehrte oder bußgeldbewehrte Verstöße hinweisen. Das können Rechtsvorschriften von Bund, Land oder EU sein. Vor allem gilt es für die Bereiche Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit und -konformität, Ver-kehrssicherheit, Verbraucherschutz, öffentliche Gesundheit und Umweltschutz.
Abhängig von der Branche zählen auch Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit sowie Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz dazu.
Für alle Bereiche relevant ist der Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.

Was passiert nach der Meldung?
Nach einer Meldung müssen Unternehmen folgende Schritte sicherstellen:
– Vertraulichkeit gewährleisten;
– Eingang der Meldung innerhalb 7 Tage bestätigen;
– Benennung der unparteiischen Person oder Abteilung, die Nachforschungen und Ermittlungen startet;
Rückmeldung an Whistleblower innerhalb von maximal drei Monaten zum Vorgehen und
– Dokumentation der Meldung.

Die Rechtsanwaltskanzlei Schumacher und Partner (https://schumacherundpartner.de/) setzt bei der Einführung von Hinweisgeber-systemen auf ihre Erfahrungen im Bereich Legal Tech. So können wiederkehrende Arbeitsschritte (wie die geforderte Dokumentation) mit Digitalisierung und zahlreiche Automatisierungen unterstützt werden.

Schumacher & Partner ist eine national und international operierende Rechtsanwaltskanzlei mit sieben Standorten im gesamten Bundesgebiet und Kooperationspartnern im In- und Ausland. Hauptsitz der Sozietät ist Düsseldorf. Aktuell arbeiten 120 Personen bei Schumacher & Partner. Neben der juristischen Beratung steht immer die wirtschaftlich sinnvolle Lösung im Vordergrund. Schumacher & Partner berät Personen und Unternehmen in allen relevanten Rechtsgebieten deutschlandweit.

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