Kleiner Aufwand – große Wirkung: BusinessCode macht aus Excel eine Individuallösung

Screen der Lösung

Bonn, 13.04.2023 BusinessCode ergänzt Excel zu einer Individuallösung nach Maß. Und genau dies ist es, was den Digitalisierungsexperten aus Bonn auszeichnet. „Wir nutzen so viel Standardtool wie möglich, um daraus mit unserer Erfahrung kundenorientierte Lösungen zu machen“, beginnt Martin Schulze, CEO bei BusinessCode (https://www.business-code.de/).
Excel ist von den Schreibtischen der Mittelständler nicht wegzudenken. Wenn es um Planung und Kalkulation geht, ist und bleibt Excel Tool Nummer eins. Daran will auch der Softwareexperte aus Bonn nicht rütteln. Doch nicht immer reicht Excel aus, um schnell an zuverlässige Ergebnisse zu gelangen. So auch in diesem Fall.

Besser ohne händische Eingriffe
Eine Kalkulation ist nur so gut, wie die Daten, auf die Excel zurückgreift. Die größte Fehlerquelle ist der Mensch, der Zahlen händisch in eine Tabelle einträgt. Um genau diese Fehlerquelle zu eliminieren, hat das ifa (Institut für Auslandsbeziehungen) (https://www.ifa.de/) BusinessCode beauftragt, eine Lösung auf Excel-Basis zu entwickeln, ohne die bestehenden Prozesse zu verändern. Dies war eine wichtige Voraussetzung für den Auftraggeber.
Das Tool dient insbesondere der automatisierten Standardisierung von Finanzierungsplänen im Rahmen von Zuwendungsanträgen und übernimmt damit z.B. deren automatische Anpassung an einen vorgegebenen Spezialkontenrahmen (Gruppierungsplan des Bundes).

Die Excel-Basis bleibt bestehen, die Kostenberechnung vereinfacht
BusinessCode erweiterte das Tool auf Excel-Basis um für das ifa (Institut für Auslandsbeziehungen) maßgeschneiderte Funktionen. Dazu gehörte auch, dass das Digitalisierungsteam im Tool Glossare mit Übersetzungen anlegte. Konkret bedeutet dies, wenn ein Projekt oder eine bestimmte Maßnahme intern unter dem Begriff „A“ läuft, extern aber „B“ heißt, findet diese Übersetzung von A nach B automatisch im Tool statt. Eine spürbare Erleichterung, sind sich die Beteiligten sicher.
Im Tool selbst sind bestimmte Regeln und Bedingungen hinterlegt. Wenn bspw. etwas in Feld A steht, wird es in Feld B entsprechend ergänzt. Die Projekte, deren Kosten berechnet werden sollen, lassen sich in einer Mastertabelle anlegen. Dafür reicht es, wenn der User die Anzahl der Aktionen, den Beginn, das Ende des Projektes und den Dateinamen dort einträgt.
Mit diesen Angaben wird der Finanzierungsplan zum Projektantrag erstellt. Darin werden alle Maßnahmen übersichtlich dargestellt, aufgeteilt in Haushaltsjahre, den Zeitraum, in denen das Projekt läuft. Der User kann neue Zeilen einfügen und benennen (bspw. „Aushilfen“) und die Kosten dafür angeben. Im Mainsheet wird dann alles summiert. Im Anschluss kann die Tabelle als PDF exportiert, der erstellte Finanzierungsplan herausgegeben und veröffentlicht werden.

Übersichtlich und schnell – das Ziel wurde erreicht
„In einem solchen Projekt können wir zeigen, wie sich Standardtools durch individuelle Ergänzungen deutlich verbessern lassen. Das Ergebnis ist eine maßgeschneiderte Lösung, die die Prozesse durchgehend digitalisiert“, schließt Martin Schulze.

Seit über 20 Jahren steht BusinessCode für maßgeschneiderte IT-Lösungen. Tagtäglich arbeiten mehr als 20.000 User national und international mit Software des Bonner IT-Dienstleisters. Nähe und Erreichbarkeit zeichnen BusinessCode ebenso aus wie Know-how und Kompetenz der langjährig im Unternehmen tätigen Mitarbeiter.
Die Basis der individuellen und auf die Kundenwünsche abgestellten IT-Lösungen, bildet die hauseigene Software-Library, sie ist das Ergebnis der langjährigen Arbeitsweise von BusinessCode. Je nach Aufgabenstellung und Kundenanforderung wird die Softwarelösung entsprechend flexibel gestaltet, um erweiterbar zu sein. Dies sorgt für eine weitgehende Unabhängigkeit der Kunden.
Modernste Technologien gepaart mit jahrzehntelanger Erfahrung und bewährten Lösungsideen, arbeitet BusinessCode daran, seine Kunden national wie international noch erfolgreicher zu machen.

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