E-Rechnung Pflicht- was haben Unternehmen zu beachten

E-Invoice (Bildquelle: iStock-1446318826 E-Invoice)

Mit dem Wachstumschancengesetz ändert sich die Definition von E-Rechnungen. Ab dem 1.1.2025 gelten nur noch die Rechnungen als elektronisch, die strukturierten in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Sie müssen dabei der EU-Norm EN 16931 entsprechen und maschinell lesbar sein. Eine einfache PDF-Datei reicht dafür in der Regel nicht mehr.
Unternehmer müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) zu erzeugen, zu übermitteln und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern.
Dazu ist wahrscheinlich eine Anpassung Ihres Rechnungsausgangssystems notwendig, interne Prozesse müssen evaluiert sowie Mitarbeiter geschult werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ermöglicht eine durchgehende maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen von der digitalen Erstellung der Rechnung, über die elektronische Übermittlung und den automatisierten Empfang bis zur medienbruchfreien Weiterbearbeitung. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.
Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes mindestens die folgenden Informationen enthalten:
-Leitweg-ID
-Bankverbindung
-Zahlungsbedingungen
-Eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
-Lieferantennummer*
-Bestellnummer*
*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt auch Herausforderungen mit sich. Dazu gehören
-technische Anforderungen,
-die Integration in bestehende Systeme,
-Datenschutzfragen und
-die Notwendigkeit, Mitarbeiter auf neue Prozesse umzuschulen.
Es gibt verschiedenste Softwareanbieter, mit welchen elektronische Rechnungen und andere Dokumente ohne Einschränkungen erstellt, zu versandt und empfangen werden können. Diese erleichtern die Umstellung des Rechnungslaufes im B2B Bereich.

Wir bieten individuelle, maßgeschneiderte und passgenaue Lösungen aus einer Hand für nationale und internationale Unternehmen jeder Rechtsform und Größe, Unternehmer, Vereine, Stiftungen sowie Privatpersonen, in den Bereichen:

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