Analyse von Rydoo: 14 % aller Mitarbeiter-Spesen haben ein Compliance-Problem

– Analyse wertet 10,2 Millionen Belege auf Compliance-Probleme aus.
– Finanzielle Auswirkungen von Betrug und manuellen Prozessen sind unterschätzt.
– KI eröffnet nicht nur Betrug neue Möglichkeiten.

Brüssel, 26. November 2025 – Rydoo (https://www.rydoo.com/de/), eine führende KI-gestützte Plattform für intelligentes Spesenmanagement, veröffentlicht neue Zahlen zu Compliance und Non-Compliance bei Mitarbeiter-Ausgaben. Die Analyse beruht auf 10,2 Millionen anonymisierten Belegen, die das Smart Audit Modul von Rydoo seit 2024 überprüft hat. Smart Audit untersucht eingereichte Rechnungen automatisch und mit KI-Unterstützung nach möglichen Verstößen gegen die Compliance-Regelungen von Unternehmen.

Smart Audit hat für etwa 14 % der 10,2 Millionen Belege ein mögliches Compliance-Problem markiert. Das sind etwas mehr als 1,4 Millionen. Diese 14 % setzen sich zusammen aus 9 % unabsichtlichen Verstößen sowie 5 % absichtlichen Betrugsversuchen. Unabsichtliche Verstöße sind beispielsweise Belege mit fehlenden Daten, unklaren Vorschriften oder falscher Kategorisierung, während die Betrugsversuche doppelt eingereichte, manipulierte oder gefälschte Rechnungen umfassen. Smart Audit hat beim Erkennen von Compliance-Probleme eine Genauigkeit von mehr als 97 %.

Die klassischen Gründe für Verstöße dominieren – noch

Fast drei Viertel aller Compliance-Probleme fallen auf Veranstaltungen (30 %), fehlerhafte Dokumentation (27 %) oder Übertreten von Ausgabenlimits (17 %) zurück. Danach folgen die Betrugsversuche in Form von doppelt eingereichten Rechnungen (13 %), verbotenen Käufen (6 %) und manipulierten Belegen (3 %). In letztere Kategorie fällt auch das noch junge Phänomen der KI-Fälschungen. Experten nehmen allerdings an, dass KI-Fakes in naher Zukunft fast ein Drittel aller Betrugsversuche ausmachen werden.

Um die finanziellen Auswirkungen zu zeigen, hat Rydoo ein Beispielszenario erstellt. Dabei handelt es sich um ein Unternehmen mit 650 Angestellten und 39.000 Belegen im Jahr, von denen jeder im Durchschnitt 75 Euro beträgt. Von den insgesamt 2,925 Millionen Euro Erstattungen beträgt die Summe der irrtümlichen Auszahlungen bei 14 % Compliance-Verstößen ganze 409.500 Euro jedes Jahr.

Sebastien Marchon (https://www.linkedin.com/in/sebastien-marchon-a08a0113/), CEO von Rydoo kommentiert: „Schon ein geringer Prozentsatz an problematischen Belegen ist genug, um sich auf stattliche finanzielle Auswirkungen zu summieren. Der beste Schutz dagegen wäre ein noch genaueres Prüfen, allerdings fällt dafür bereits heute mehr Zeit an als eigentlich vorhanden. Rydoo arbeitet deshalb intensiv daran, Unternehmen hier das Leben einfacher zu machen.“

Einsparpotenzial vor allem bei den Fällen ohne Problem

Auf der positiven Seite besteht bei den Rechnungen ohne Compliance-Problem aber auch großes Potenzial. Etwa 70 % aller Belege sind einfach und niedrigschwellig genug, um Überprüfen und Erstatten vollständig zu automatisieren. Dies kann mehrere Hundert Arbeitsstunden jährlich freischaffen.

Auch bei den Ausgaben, bei denen ein Mensch das finale Wort haben sollte, kann die Technologie vieles vereinfachen. Texterkennung und Auto-Übersetzung beseitigen Sprachprobleme und sorgen für einheitliche Formate. Scanner wie Smart Audit markieren Verdachtsfälle und klare Verstöße automatisch und ersetzen somit lange Recherche. Das Tool erkennt auch KI-Fakes oder andere Manipulationen, mit denen das menschliche Auge Probleme hätte und kann Unternehmen somit Tausende Euro sparen.

„Unsere Analyse zeigt das ganze Ausmaß sowohl vom Gefahren als auch Chancen, die moderne Technologien im Spesenmanagement mit sich bringen, insbesondere die KI“, sagt Sebastien Marchon. „Die gute Nachricht ist die, dass die positive Seite dabei stark überwiegt. Die meisten Belege sind problemlos, die Unternehmen können ihren Angestellten also vertrauen. Dadurch lassen sich viele Vorgänge mit Lösungen wie Rydoo automatisieren. Auch Versehen und Betrugsversuche fallen dank Smart Audit deutlich seltener durchs Raster. Spesenmanagement ist damit so schnell, transparent und sicher wie nie zuvor.“

Die vollständige Analyse zu Spesen-Compliance und Automatisierung erhalten Sie hier (https://www.rydoo.com/whitepapers/ai-expense-compliance/).

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
Für weitere Informationen besuchen Sie bitte: https://www.rydoo.com

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