Selbst in Zeiten von KI und Automatisierung: Jede/r dritte Beschäftigte verliert 28 Arbeitstage im Jahr durch ineffiziente Prozesse

Dokumentensuche (38 Prozent) und der Wechsel zwischen zu vielen Tools und Systemen (33 Prozent) zählen zu den größten Zeitfressern im Arbeitsalltag

Nur ein Fünftel der Firmen hat Dokumentenprozesse vollständig digitalisiert

Eine aktuelle Studie von Allgeier inovar in Zusammenarbeit mit dem Meinungsforschungsinstitut Civey unter 1.000 Erwerbstätigen zeigt zudem:

– Drei Fünftel (57 Prozent) erleben durch ineffiziente Prozesse Stress und Frustration
– Großes Automatisierungspotenzial: 44 Prozent sehen den größten Hebel bei Dateneingabe und Datenübertragung – zugleich verfügen nur 20 Prozent über vollständig digitalisierte Dokumentenprozesse
– Allgeier inovar GF Ulrich Zahner: „E-Rechnung und neue regulatorische Vorgaben erhöhen den Druck, Dokumentenprozesse konsequent zu digitalisieren”

Hamburg, 18. Juni 2026 – Ineffiziente Prozesse sind längst kein kleines Ärgernis im Arbeitsalltag mehr, vielmehr haben sie erheblichen Einfluss auf die produktive Arbeitszeit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden in Deutschland. Wie eine aktuelle Studie von Civey und Allgeier inovar unter 1.000 Erwerbstätigen mit überwiegend administrativen Tätigkeiten herausfand, verliert jeder Dritte (36 Prozent) täglich über eine Stunde wertvolle Arbeitszeit aufgrund ineffizienter Abläufe. Selbst bei konservativer Rechnung summiert sich das auf mindestens 220 Stunden beziehungsweise rund 28 Arbeitstage pro Jahr.¹

Zu den größten Zeitfressern im Arbeitsalltag zählen vor allem organisatorische und technische Reibungsverluste:

– 38 Prozent der Befragten nennen die Suche nach Dokumenten oder Informationen als besonders aufwändig
– 33 Prozent geben an, dass der Wechsel zwischen zu vielen Tools und Systemen beträchtliche Zeit kostet
– 29 Prozent beklagen unklare Zuständigkeiten
– Auch die Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen wird häufig als sehr zeitintensiv empfunden (25 Prozent)
– Knapp ein Viertel (24 Prozent) nennt die manuelle Verarbeitung von Dokumenten als wesentliche Ursache für zusätzlichen Aufwand

„Unsere Studie zeigt, welches enorme Potenzial in der Optimierung von Prozessen steckt. Wer täglich mehr als eine Stunde durch Dokumentensuche, manuelle Abläufe oder Abstimmungen verliert, kann durch digitale und automatisierte Prozesse auf das Jahr gerechnet mehr als fünfeinhalb Arbeitswochen zurückgewinnen – Zeit für Kunden, Projekte und wichtige Fachaufgaben. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Kostendruck können effizientere Prozesse dazu beitragen, vorhandene Kapazitäten besser zu nutzen und Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen“, sagt Ulrich Zahner, Geschäftsführer von Allgeier inovar.

Großteil der Beschäftigten berichtet von Stress und Frustration

Ineffiziente Prozesse und der damit verbundene erhebliche Zeitverlust beeinträchtigen den Arbeitsalltag vieler Beschäftigter deutlich. So geben drei Fünftel (57 Prozent) der Befragten an, dass unzureichende Abläufe zu Stress und Frustration führen. Jeder Zweite (50 Prozent) erklärt, dadurch weniger Zeit für wichtige Aufgaben zu haben. Zudem berichten 39 Prozent, dass Entscheidungen verzögert werden. Laut Studie erschweren ineffiziente Prozesse darüber hinaus die Zusammenarbeit im Team, führen vermehrt zu Überstunden und beeinträchtigen die Konzentration.

Gleichzeitig erkennen viele Beschäftigte erhebliche Chancen für Automatisierung. 44 Prozent sehen den größten Hebel bei der Dateneingabe und Datenübertragung. 35 Prozent nennen die Suche nach Informationen als Bereich mit hohem Optimierungsbedarf. Weitere 30 Prozent sehen Verbesserungsmöglichkeiten bei Reporting- und Dokumentationsaufgaben, während 28 Prozent insbesondere die Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen als geeigneten Ansatzpunkt für Automatisierung nennen.

Nur ein Fünftel der Firmen hat Dokumentenprozesse vollständig digitalisiert

Zudem zeigt die Studie, dass zwischen den erkannten Automatisierungspotenzialen und deren tatsächlicher Umsetzung in vielen Unternehmen eine deutliche Lücke besteht. So geben lediglich 20 Prozent der Befragten an, dass die Verarbeitung von Rechnungen, Verträgen oder Freigaben in ihrem Unternehmen vollständig digital erfolgt. Weitere 35 Prozent beschreiben ihre Prozesse als überwiegend digital. Demgegenüber arbeitet knapp jedes fünfte Unternehmen (17 Prozent) nach eigenen Angaben noch größtenteils oder vollständig manuell.

„Mit der Einführung der E-Rechnung und weiteren regulatorischen Anforderungen steigt der Druck auf Unternehmen, ihre Dokumentenprozesse konsequent zu digitalisieren. Digitalisierung bedeutet dabei mehr als das reine Erfassen von Dokumenten in digitaler Form. Entscheidend sind durchgängige Prozesse – vom Eingang eines Dokuments über die Bearbeitung und Freigabe bis hin zur revisionssicheren Archivierung. So lassen sich Medienbrüche vermeiden und administrative Aufwände zielgenau reduzieren“, erklärt Ulrich Zahner.

>> Studiengrafiken zum Download: https://allgeier-inovar.de/blog/studie-jeder-dritte-beschaeftigte-verliert-28-arbeitstage-pro-jahr/

Über die Studie

Civey befragte im Auftrag von Allgeier inovar vom 20. bis zum 28. Mai 2026 insgesamt 1.000 Erwerbstätige in Deutschland, die überwiegend administrativen Tätigkeiten nachgehen.

¹Zur Kalkulation der verlorenen Arbeitszeit

– 1 Stunde × 220 Arbeitstage = 220 Stunden pro Jahr
– 220 Stunden ÷ 8 Stunden Arbeitstag = 27,5 Arbeitstage
– 27,5 Arbeitstage ÷ 5 Arbeitstage pro Woche = 5,5 Arbeitswochen

Zu den Arbeitstagen (220 Tage):

– 52 Wochen × 5 Arbeitstage = 260 Arbeitstage
– minus etwa 30 Urlaubstage
– minus etwa 10 Feiertage

Die Allgeier inovar GmbH unterstützt mittelständische Unternehmen mit leistungsstarken Lösungen in den Bereichen Enterprise Resource Planning (ERP), E-Commerce sowie Business Process Management und Enterprise Content Management (ECM). Ziel ist es, die Potenziale der Digitalisierung einfach, effizient und gewinnbringend nutzbar zu machen.

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Als Teil der Allgeier SE, einem der führenden Technologieunternehmen für digitale Transformation im deutschsprachigen Raum, profitiert Allgeier inovar vom Zugriff auf ein breites Portfolio an IT-Dienstleistungen und Fachkompetenzen und kann so individuell auf die vielfältigen Anforderungen seiner Kunden eingehen https://allgeier-inovar.de/.

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