Braucht es heute noch Büros? Warum Unternehmen ihre Flächen vom Minimalprinzip denken sollten

Laut aktuellen Umfragen verkleinern immer mehr deutsche Unternehmen ihre Büroflächen, wobei Homeoffice als Haupttreiber gilt. Sven Damberger, geschäftsführender Gesellschafter vom international führenden UCC-Dienstleister MVC Videra, sieht darin mehr als einen Trend. „Das klassische Büro hat ausgedient“, betont der Experte für die Arbeitswelt von morgen. Statt an großen Flächen festzuhalten, sollten Unternehmen die Bürofrage vom Minimalprinzip denken und aus Arbeitsorten Erlebnisräume machen.

„Das Büro ist ein teures Statussymbol, das viele Unternehmen derzeit aus gutem Grund hinterfragen“, sagt Damberger. Nicht umsonst gibt jeder vierte Betrieb in der jüngsten Studie des ifo-Instituts eine unzureichende Auslastung an. 10,3 % haben die Flächen bereits reduziert und 12,5 % planen dies in den kommenden fünf Jahren. „Aber Flächen zu verkleinern, ist nicht die Lösung“, so der Experte. Statt „Welches Büro brauchen wir künftig?“ sollten sich Unternehmen vielmehr fragen: „Wofür brauchen wir überhaupt noch ein Büro?“ Denn die Funktion von Büros habe sich grundlegend verändert.

Büro früher vs. Büro heute

„Früher war das Büro der Ort, an dem gearbeitet wurde. Dort traf man Kollegen, stimmte sich ab, führte Gespräche, nahm neue Mitarbeiter auf und empfing Kunden. Das Büro war Arbeitsort, Treffpunkt, Kulturträger und Unternehmenssymbol zugleich“, erklärt Damberger. Heute sei das nicht mehr so eindeutig. Viele Unternehmen sind inzwischen deutlich verteilter organisiert. Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice, beim Kunden, unterwegs oder an verschiedenen Standorten. Teams treffen sich in Videokonferenzen, Projekte werden digital gesteuert, Kommunikation läuft über viele Kanäle.

Vom Minimalprinzip denken

„Die Vorstellung, dass ein Büro automatisch der tägliche Mittelpunkt für alle ist, entspricht längst nicht mehr der Realität“, sagt Damberger. Unternehmen sollten die Raumfrage daher neu bewerten: Zeitgemäß wäre, sie vom Minimalprinzip zu denken. Statt die ideale Infrastruktur für alle an einem Ort zu planen, lautet der sinnvollere Ansatz: Was ist das Minimum an physischer Begegnung, um als Unternehmen verbunden, führbar und leistungsfähig zu bleiben? Diese Frage führe zu einem klaren Blick darauf, wie viel Büro heute überhaupt noch nötig ist. „Denn produktives Arbeiten ist längst nicht mehr an einen Standort gebunden. Und Vertrauen, Führung und Unternehmenskultur entstehen nicht mehr dadurch, dass zufällig alle denselben Flur benutzen“, sagt der Workspace-Spezialist.

Weniger ist mehr: Funktionen klären

Um sich dem Minimum anzunähern, besteht laut des Experten der erste Schritt darin, zu prüfen, welche Orte und Räume derzeit welche Funktion erfüllen. Routineaufgaben lassen sich oft gut im Homeoffice erledigen. Onboardinggespräche oder Strategiemeetings sind persönlich meist wirksamer als per Videokonferenz. Kundentermine gehören häufig zum Kunden statt ins eigene Haus. Workshops funktionieren mitunter besser in einem Hotel, Seminarhaus oder Coworking-Space. Manche Unternehmen brauchen ein kleines Management-Office, andere regionale Hubs. Wieder andere benötigen kein klassisches Zentralbüro mehr, wohl aber verbindliche Treffen.

„Früher wurden all diese Funktionen häufig in einem Büro gebündelt. Heute ist es zweckmäßiger, sie getrennt zu betrachten“, sagt Damberger. Entsteht Wertschöpfung weitgehend digital, mobil, projektbezogen oder direkt beim Kunden, sollten insbesondere mittelständische Betriebe ehrlich sein: Sie seien oft zu groß für rein dezentrales Arbeiten, aber zu verteilt und kostenbewusst, um an überdimensionierten Büroflächen festzuhalten. Ein kleines Zentraloffice wäre oft ausreichend.

Vom Arbeitsort zur Begegnungsstätte

Und dann gibt es da noch die Unternehmen, bei denen große Büros weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Etwa, wenn es klare lokale Teams gibt, Produktion, Entwicklung, Service oder hoher Kundenfrequenz. Doch auch hier brauche es einen Perspektivenwechsel, findet Damberger. „Wenn Mitarbeiter seltener ins Büro kommen, braucht es weniger Quadratmeter, dafür umso mehr gute Momente. Man könnte auch sagen, das Büro entwickele sich vom Arbeitsort zur Begegnungsstätte. Physische Begegnungen werden seltener, daher müssen wir sie umso bewusster gestalten.“

Das Büro sollte einen klaren Zweck erfüllen und so konzipiert sein, dass Menschen dort sinnvoll zusammenkommen, fasst der UCC-Profi zusammen. Es sollte Vertrauen geben und Zusammenarbeit verdichten, Mitarbeiter integrieren, schwierige Gespräche erleichtern und Strategiearbeit unterstützen. Es sollte hybride Kommunikation ermöglichen und Identität stiften. „Wenn es das nicht tut“, so Damberger, „ist es vielleicht nur noch eine teure Gewohnheit.“

Dr. Sven Damberger ist geschäftsführender Gesellschafter der MVC Mobile VideoCommunication GmbH (MVC Videra), einer der international führenden Anbieter für AV-, Digital Signage-, UCC- und Workplace-Technologien. Als renommierter Keynote Speaker und Vordenker für Zukunfts- und Transformationsthemen – insbesondere rund um die Arbeitswelt von morgen – setzt er Impulse für innovative, effiziente und menschlichere Formen der Zusammenarbeit.

Kontakt
MVC Mobile VideoCommunication GmbH
Bianka Wurstbauer
Campus Kronberg 7
61476 Kronberg im Taunus
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