Kursanbieter digitalisieren: kutego® kombiniert Onlinebuchung, KI-ChatBot und IoT-Türöffner

Berliner SaaS-Anbieter bündelt Onlinebuchung, Abrechnung, KI-ChatBot, Zutrittskontrolle und Kursrücktrittsversicherung in einer modularen Cloud-Plattform

Logo der Kutego GmbH / kutego® Kursverwaltungssoftware

Wer Kurse anbietet, verbringt einen erheblichen Teil der Arbeitszeit nicht mit dem Kurs, sondern mit dessen Verwaltung: Plätze vergeben, Wartelisten führen, Ausfälle nachholen, Beiträge einziehen, Bescheinigungen ausstellen. Die Kutego GmbH stellt mit kutego® eine branchenunabhängige Kursverwaltungssoftware bereit, die diesen Prozess von der Onlinebuchung bis zur Rechnung abdeckt. Mehr als 1.000 Unternehmen im deutschsprachigen Raum arbeiten nach Angaben des Anbieters mit der Plattform.

Die Ausgangsbeobachtung des Berliner Unternehmens: Der administrative Kern ist über Branchen hinweg nahezu identisch, die Unterschiede liegen im Detail. Eine Schwimmschule braucht Leistungsstufen und Abzeichen, eine Hundeschule die Koordination von Mensch und Tier, ein Verein die Beitragsabrechnung, eine Fahrschule Ratenzahlung je Fahrschüler. kutego® ist deshalb modular aufgebaut: Anbieter aktivieren nur die Bereiche, die sie tatsächlich benötigen.

Viele Branchen, ein System

Ausgearbeitete Einsatzprofile liegen derzeit unter anderem für Schwimmschulen, Hundeschulen, Yogastudios, Tanzschulen, Vereine, Akademien, Coaching- und Beratungsangebote, Firmenschulungen, Erste-Hilfe-Kurse und Fahrschulen vor. Diese Aufzählung ist keine Begrenzung: Weil das System modular aufgebaut ist, lässt es sich auf nahezu jedes Kurs-, Termin- oder Mitgliedsgeschäft anwenden – auch auf Angebote, für die es bislang keine eigene Branchenseite gibt. Die Ausprägungen unterscheiden sich dabei deutlich: Schwimmschulen verwalten Leistungsstufen von Bronze bis Gold samt automatisch erzeugten Zertifikaten, Erste-Hilfe-Anbieter arbeiten mit Firmen-Sammelbuchungen und Teilnahmebescheinigungen, Vereine mit digitalen Mitgliedsausweisen und automatischer Beitragsabrechnung, Coaches mit Staffelpreisen und automatisch berechneten Anfahrtspauschalen. Für Mitglieder des Verbandes pro Hunde e.V. bestehen Sonderkonditionen.

KI-ChatBot antwortet mit den eigenen Kursdaten

Seit 2024 ist unter der Marke kutego.ai™ ein KI-ChatBot Teil der Plattform. Er beantwortet Anfragen auf der Website des jeweiligen Anbieters – zu Kursangebot, Preisen, Zeiten und Standorten – und wird dafür ausschließlich auf den Daten dieses Anbieters trainiert, nicht auf fremden Inhalten. Die Antworten erfolgen mehrsprachig und in Echtzeit. Kommt der Bot nicht weiter, übernimmt ein Mitarbeiter den laufenden Chat; dafür stehen Warteschlange, Mitarbeiter-Dashboard und vollständige Chat-Historie bereit. Abgerechnet wird pro Anfrage.

Zutrittskontrolle ohne Netzwerkinstallation

Neben der Software steuert kutego® physische Hardware vor Ort. Ein QR-Code-Scanner übernimmt den Check-in und prüft dabei sowohl die gebuchte Kurszeit als auch den Rechnungsstatus des Teilnehmers. Der QR-Code-Türöffner öffnet elektrische Türschlösser vollautomatisch zur gebuchten Kurszeit und kommuniziert über eine integrierte Mobilfunk-SIM – ein WLAN oder eine Netzwerkinstallation am Kursort ist nicht erforderlich. Damit lassen sich auch Standorte ohne dauerhafte Betreuung nutzen, etwa angemietete Hallen oder Trainingsplätze.

Kursausfälle versicherbar

Als dritten Baustein bietet kutego® in Kooperation mit der Würzburger Versicherungs-AG eine Kursrücktrittsversicherung an. Teilnehmer können sich bereits bei der Buchung gegen Ausfälle etwa durch Krankheit absichern. Für den Kursanbieter reduziert das die wiederkehrenden Diskussionen um Erstattungen bei kurzfristigen Absagen.

Daten bleiben in Deutschland

Die Plattform wird ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben; eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag steht nach Vertragsabschluss im Kundenkonto bereit, die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind nach Art. 32 DSGVO dokumentiert. Gesichert wird stündlich, verschlüsselt wird im Transit über TLS 1.3.Preislich folgt kutego® einem Modulmodell: Das Grundmodul mit Kunden- und Teilnehmerverwaltung ist kostenfrei, jedes weitere Modul kostet 10 Euro netto pro Monat. Eine Setup-Gebühr fällt nicht an, abgerechnet wird monatlich und monatlich kündbar. Eine 30-tägige Testphase ist ohne Angabe eines Zahlungsmittels möglich.Eine Übersicht der Branchenlösungen findet sich unter https://www.kutego.de/branchen .

Die Kutego GmbH mit Sitz in Berlin entwickelt und vertreibt kutego®, eine modulare Kursverwaltungssoftware für Schwimmschulen, Hundeschulen, Tanzschulen, Yogastudios, Vereine, Coaches und weitere Kursanbieter. Die Cloud-Plattform bündelt Onlinebuchung, Teilnehmer- und Mitgliederverwaltung, Abrechnung, einen KI-ChatBot sowie IoT-gestützte Zutrittskontrolle per QR-Code. kutego® wird von mehr als 1.000 Unternehmen im deutschsprachigen Raum eingesetzt und ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben. Geschäftsführer sind Frank Herrmann und Patrick Richert.

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Kutego GmbH
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