E-Rechnung 2027: Wer jetzt umstellen muss und wer noch Zeit hat

Die E-Rechnung 2027 wird Pflicht für Firmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für fast alle. Fristen, Ausnahmen und Formate.

Laptop, Notizbuch und Smartphone auf einem Schreibtisch (Bildquelle: bram naus / Unsplash)

Berlin, 04.11.2026. In acht Wochen beginnt die zweite Stufe der Pflicht: die E-Rechnung 2027. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Ab 1. Januar 2028 gilt das für fast alle Betriebe. saldy, eine Buchhaltung im Browser für Selbstständige und kleine Unternehmen, fasst die Fristen zusammen.

E-Rechnung 2027 und 2028: die drei Stufen

– Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
– Ab 1. Januar 2027: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Alle anderen dürfen bis Ende 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen schicken.
– Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen, die nicht unter eine Ausnahme fallen.

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Rechtsgrundlage sind § 14 und § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz. Alle Fristen im Detail erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028 (https://saldy.de/blog/e-rechnungspflicht-2027-2028).

Wer keine E-Rechnung ausstellen muss

– Kleinunternehmer nach § 19 UStG (https://saldy.de/blog/kleinunternehmer-e-rechnung) müssen keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.
– Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
– Fahrausweise.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den ein Programm lesen kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei, ab Profil EN 16931). Eine normale PDF-Rechnung, etwa aus Word oder Excel, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Wann welches Format passt, zeigt der Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD (https://saldy.de/blog/xrechnung-oder-zugferd).

Checkliste für Selbstständige und kleine Firmen

1. Umsatz 2026 prüfen: Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Pflicht schon ab 1. Januar 2027.
2. Empfang klären: Eingehende E-Rechnungen müssen lesbar angezeigt und mit der XML-Datei aufbewahrt werden. Ein ausgedrucktes PDF genügt nicht.
3. Rechnungsprogramm prüfen: Kann es XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 erzeugen? Word- und Excel-Vorlagen können das nicht.
4. Öffentliche Auftraggeber beachten: Rechnungen an Behörden brauchen zusätzlich eine Leitweg-ID.

Wie saldy dabei hilft

Für die E-Rechnung 2027 erzeugt saldy jede festgeschriebene Rechnung nach EN 16931, wahlweise als ZUGFeRD oder XRechnung. Eingehende E-Rechnungen liest saldy ein und rechnet sie nach, statt dass jemand sie abtippt. Der kostenlose Tarif enthält bis zu 5 festgeschriebene Rechnungen im Monat, jeweils mit E-Rechnung. Bezahlte Tarife beginnen bei 14,90 Euro im Monat inklusive Umsatzsteuer, beim ersten Abo mit 14 Tagen kostenlosem Test (Stand 04.11.2026, aktuelle Preise unter saldy.de/preise).

„Viele Selbstständige glauben, ein PDF per Mail sei schon eine E-Rechnung. Das stimmt nicht, und ab 2028 reicht es für fast niemanden mehr“, sagt Jim Eichholz, Inhaber von saldy. „Wer 2027 umstellt, hat ein ganzes Jahr Zeit, Fehler in Ruhe zu finden.“

Häufige Fragen kurz beantwortet

Ab wann gilt die E-Rechnung 2027 für mich?
Ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Sonst ab 1. Januar 2028.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Weitere Informationen auf saldy.de (https://saldy.de/). Eine Live-Demo gibt es unter saldy.de/demo.

Hinweis: Diese Mitteilung dient der Orientierung und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
KI-Kennzeichnung: KI-generierter Inhalt

saldy (saldy.de) ist eine Buchhaltung im Browser für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen mit Einnahmenüberschussrechnung. saldy schreibt Rechnungen als E-Rechnung nach EN 16931 (XRechnung und ZUGFeRD), liest eingehende E-Rechnungen ein, führt Belege und offene Posten und rechnet Umsatzsteuer-Voranmeldung und Anlage EÜR. Anbieter ist Dienstleistungen24 Inh. Jim Eichholz, Berlin.

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