Besprechungskultur und effektivere Meetings gestalten

Michael Fridrich

Der Arbeitsalltag vieler Führungskräfte beinhaltet eine Reihe von Meetings und Besprechungen, die häufig durch eine bessere Planung inkl. Tagesordnung sowie eine straffere Gesprächsführung optimierbar sind. Meistens verstreicht viel Zeit mit der Diskussion von Detailfragen, entscheidende strategische Themen und Fragen kommen dann häufig zu kurz. Folgende Punkte helfen, eine produktive Besprechungskultur zu entwickeln und Meetings effektiver zu gestalten.

Vor jeder Sitzung sollte rechtzeitig das dazu notwendige Informationsmaterial an den Teilnehmerkreis verteilt werden. Dadurch kann sich jeder Beteiligte auf das Treffen vorbereiten und schneller bzw. konkreter auf die wesentlichen Besprechungspunkte eingehen. Tischvorlagen mit der Agenda und den wichtigsten Zahlen, Daten und Fakten zu den einzelnen Besprechungsthemen helfen, sich in der Diskussion mehr auf den Entscheidungsprozess statt auf die Rekonstruktion von Fakten zu konzentrieren.

Um zu vermeiden, dass Meetings vom Alltagsgeschäft beherrscht werden, sollten operative und strategische Fragen getrennt voneinander in verschiedenen Sitzungen behandelt werden. Damit ist gesichert, dass man sich auf die jeweiligen Besprechungspunkte besser konzentriert und fokkusiert.

Die Tagesordnung sollte bereits die Themen nach ihrer Relevanz auflisten, damit der wichtigste Punkt der Agenda mit einer höheren Priorität auch zuerst behandelt, besprochen und entschieden wird. Dies spart eine Menge Zeit. Die zentralen Themen gehören also an den Anfang, weniger wichtigere an das Ende eines Meetings. Als Entscheidungshilfe für die Gewichtung der Tagesordnungspunkte hilft die Beantwortung der Frage, welchen Einfluss eine Entscheidung für die Entwicklung, den Umsatz, den Gewinn oder die strategische Positionierung des Unternehmens hat.

Pro Sitzung sollten auch nur eine bestimmte Anzahl von Punkten auf die Agenda gesetzt werden, um das Meeting zeitlich überschaubar zu halten. Manche Themen lassen sich auch an einzelne Mitarbeiter oder kleine Teams delegieren, die sich darum kümmern und beim nächsten Treffen einen Ergebnis- oder Statusbericht liefern. Vor allem Führungskräfte, die wenig aus der Hand geben können oder wollen, überfrachten gerne Besprechungen mit unnötigen Detailfragen.

Jedes Meeting sollte einen konkreten Zeitplan haben, den die Führungskraft oder ein von ihr bestimmter Mitarbeiter überwacht. Ist die Zeit für ein Thema verbraucht, sollte zügig eine Entscheidung darüber – oder über den weiteren Umgang mit dem Thema – getroffen werden.

Bei der Diskussion einzelner Themen sollte darauf geachtet werden, vor einer Entscheidung mehrere Alternativlösungen zu erarbeiten, die dann gegeneinander abgewogen und bewertet werden. Hilfreich ist es, gleichartige Themen möglichst nach einem bestimmten Raster zu diskutieren, dies spart Zeit und schafft Effizienz. Bei strategischen Themen und Entscheidungen empfiehlt sich beispielsweise ein Raster nach folgendem Muster: a) Fakten klären, b) Alternativen entwickeln und bewerten und c) Schlüssigkeit und Wirksamkeit der Entscheidung prüfen.

Bildrechte: Hannah Gatzweiler

Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der FH Aachen für Unternehmensgründung und Persönlichkeitsentwicklung, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule.

Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.

Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Schwerpunkte an: Business-Coaching, Firmentrainings sowie Offene Abendtrainings.

Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie „Bestes Seminarkonzept“, 2012 einen Unternehmerpreis und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.

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