Jeschke Spedition beschleunigt Prozesse und optimiert Sendungsrückfragen

Jeschke Spedition setzt auf TA Triumph-Adler

Erfolgsmodell von TA Triumph-Adler: Dokumenten-Management-System mit Transportmanagement eng verzahnt

Nürnberg, 23.10.2013. Frachtpapiere von Hand abheften, Zolldokumente manuell archivieren und unter Termindruck die erforderlichen Belege finden. Mit Schrecken erinnert sich Norbert Höflich, Geschäftsführer der Jeschke Spedition GmbH an diese Zeit zurück. Mittlerweile verfolgt der Spediteur einen anderen Ansatz: Mit einem individuell entwickelten Dokumentenmanagement-System kann das Unternehmen die Informationslogistik für seine Kunden optimieren und seine Waren- und Werteflüsse noch transparenter und einfacher gestalten. Als großer Vorteil erwies sich die Integration der Lösung in das bestehende Transportmanagement-System der Spedition. Realisierungspartner für dieses Projekt war die TA Triumph-Adler GmbH, der deutsche Marktführer für das Document Business.

Jeschke Spedition und TA Triumph-Adler sind seit fünf Jahren Partner in Sachen Dokumenten-Management. Eine Zusammenarbeit, die vieles zum Positiven verändert hat. Indem die Spedition ihr Dokumentenmanagement nahtlos in das Transportmanagement-System integrierte, hat das Unternehmen nicht nur die eigenen Mitarbeiter entlastet. Auch die Kunden profitierten durch die einfache Anbindung an das System. Dieses liefert seither schnell und zuverlässig Auskunft über Aufträge und Lieferungen. „Früher, als unsere Kunden noch nicht auf das Transportmanagement-System zugreifen konnten, hatten wir 200-300 Kundenanfragen pro Tag, heute sind es maximal 90. Auf Dauer bringt uns dies einen enormen Kostenvorteil“, erklärt Norbert Höflich, Geschäftsführer der Jeschke Spedition GmbH

Höflich entschied sich 2008 für eine Zusammenarbeit mit TA Triumph-Adler: „Unser Bedarf an einer professionellen Beratung für unser Dokumenten-Management war damals groß: Wir hatten einen richtigen Geräte-Wildwuchs, unser Lager für Toner und Verbrauchmaterial war fast so groß wie eine LKW-Werkstatt. Zudem hatten wir großes Interesse an einem digitalen Dokumenten-Management-System“, schildert Höflich.

In der ersten Projektphase konnten die TA-Berater die Anzahl von rund 60 Geräten auf 50 senken. Neben der Anzahl der Geräte, ließen sich auch die Kosten reduzieren – insbesondere durch die Bündelung beim Einkauf des Verbrauchsmaterials. Auf diese erste Phase folgte dann die Entwicklung eines individuellen digitalen Dokumenten-Management-Systems.

Damals hinterlegte Jeschke Spedition alle Frachtdokumente, Zollpapiere und andere rechtsgültige Unterlagen in Papierarchiven. Diese Dokumente unterliegen jedoch einer gewissen Aufbewahrungsfrist. „Der Umgang damit war sehr umständlich, manchmal mussten wir stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen“, erklärt Höflich. „Außerdem erwarten unsere Kunden heute über den Transport hinaus eine optimale Informationslogistik. Das Transportmanagement-System muss also neben maximaler Transparenz auch maximale Qualität in puncto der dort hinterlegten Daten und Informationen liefern.

Konkret bedeutete das, dass die Auftragserfassung für die Anwender wie gehabt über das Transportmanagement-System läuft. Dahinter haben die MDS-Experten von TA Triumph-Adler ein Dokumenten-Management-System angebunden, so dass alle Dokumente automatisch aus dem einen System ins andere fließen. Auch Papiere, die von extern eingehen, werden automatisch gescannt, über den Barcode erkannt und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Somit können alle Dokumente schnell und gezielt gefunden werden. Diese Vorgehensweise erleichterte die Arbeit enorm: Durch die integrierte Lösung konnten nicht nur weitere Sub-Systeme entfallen. Sämtliche Prozesse ließen sich darüber hinaus vereinfachen und laufen seither serviceorientiert und unkompliziert.

Bildrechte: Alexander Mertsch

Die TA Triumph-Adler GmbH ist der deutsche Spezialist im Document Business und gehört mit 117 Jahren Historie zu den traditionsreichsten Marken in der ITK-Branche. Heute entwickelt und liefert TA Triumph-Adler ganzheitliche Managed Document Services (MDS), die den vollständigen Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken. Ziel ist es, die voranschreitende Vernetzung und Mobilisierung von Bürotätigkeiten zu unterstützen. Die Leistungen beinhalten die individuelle Analyse und Beratung von Geschäftskunden, die Implementierung eines IT-basierten Dokumenten-Workflows und kontinuierliche Prozessoptimierung anhand der eigenen Asset- und Systemmanagementlösung TA Cockpit, u.a. ausgezeichnet mit dem IT-Innovationspreis 2011. Das Unternehmen ist Vollsortimenter im Dokumentenmanagement und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der Geschäftskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Persönliche Kundenbetreuung und flächendeckender, bundesweiter Service, zertifiziert durch den TÜV Süd, zeichnen TA Triumph-Adler aus. In Deutschland vertreibt das Unternehmen über den Direktvertrieb mit einem dichten Netz regionaler Solution Center an 35 Standorten, davon 29 Vertriebsstandorte. Darüber hinaus gibt es 13 weitere Standorte in 5 Ländern sowie Distributionspartner in EMEA. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung „Triumph für Kinder“ (Kto. 5 260 500, BLZ 760 400 61) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Seit Oktober 2010 gehört die TA Triumph-Adler GmbH mit der Tochtergesellschaft UTAX GmbH zu 100 % zur Kyocera Document Solutions Inc. mit Sitz in Osaka, Japan. Der Sitz der Gesellschaft ist Nürnberg mit dem operativen Headquarter in Norderstedt bei Hamburg.

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