Agiles Management für den Außendienst: Reisekosten und Ausgaben effizient verwalten mit American Express

Frankfurt am Main, 22. Oktober 2015. Ob Pharmaberater oder Klinikreferent: Der Vertriebsdienstleister careforce stellt der pharmazeutischen Industrie Vertriebsexperten mit verschiedenen Spezialisierungen zur Verfügung. Das Kölner Unternehmen koordiniert über 500 Außendienstmitarbeiter, die aufgrund ihres weiträumigen Einsatzgebietes viele Ausgaben auf Kosten des Unternehmens tätigen. Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, nutzt careforce seit Anfang 2015 die Firmenkreditkarten und das Reisestellenkonto von American Express.

Von Hotelbuchungen über Veranstaltungsrechnungen bis hin zu Geschäftsessen: Die Außendienstmitarbeiter von careforce, einem führenden Personal- und Vertriebsdienstleistungsunternehmen mit Sitz in Köln, sind ständig unterwegs und tätigen entsprechend viele Ausgaben im Auftrag ihrer Firma. Bislang versorgte careforce seine mehr als 500 Mitarbeiter dafür regelmäßig mit Bar- und Spesenvorschüssen – ein immenser Verwaltungsaufwand für das Unternehmen.

Mit der Firmenkreditkarte alle Ausgaben im Blick
Seit Anfang 2015 stattet careforce seine Mitarbeiter im Außendienst mit der American Express Corporate Card aus. Mit ihr können sie alle Geschäftsausgaben begleichen und sind im Arbeitsalltag flexibler. „Das Nachhalten der Spesenvorschüsse war für uns ein immenser Aufwand. Nun kann sich unsere Buchhaltung anderen Aufgaben widmen“, sagt Gerriet Hellge, Leiter der Finanzbuchhaltung bei careforce. „American Express bietet uns genau die Lösung, die wir als Vertriebsdienstleister brauchen.“ Darüber hinaus profitieren die Karteninhaber von einem verlängerten Zahlungsziel von 28 Tagen, wodurch sich die Liquidität verbessert. Außerdem erhöht careforce die Effizienz seiner Prozesse und senkt Kosten, indem Reisekosten und Einkaufsgüter monatlich statt fallweise abgerechnet werden können.

Reisekosten effizient verwalten
Für das Vertriebsdienstleistungsunternehmen bestand eine weitere Herausforderung darin, für seine Vielzahl an Außendienstmitarbeitern Reisen zu buchen und zu bezahlen. Mit dem Reisestellenkonto (Business Travel Account, I-BTA) von American Express werden nun sämtliche Reisekosten oder Reisebürodienstleistungen über ein zentrales Konto mit dem Reisebüro abgerechnet. Darüber hinaus erhält das Unternehmen eine transparente Kostenübersicht und vorsteuerabzugsfähige Sammelrechnungen anstatt vieler Einzelrechnungen. Das erleichtert das Reporting. „Mit unseren Lösungen – den Corporate Cards und dem Reisestellenkonto – erleichtern wir Unternehmen die Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben und Reisekosten“, erklärt Sonja Scott, Vice President Corporate Payments bei American Express Deutschland. „In einer immer mobileren Arbeitswelt unterstützen wir sie dadurch im Management des operativen Geschäfts und leisten so einen wichtigen Beitrag zur Profitabilität.“

Ein Referenzbericht über die Einführung der Corporate Cards und des Reisestellenkontos I-BTA bei der careforce Marketing & Sales Service GmbH kann kostenlos zur Verfügung gestellt werden (Kontakt: Carola Obergföll, Telefon: +49 69 7576-2325, E-Mail: Carola.Obergfoell.aexp.com).

American Express – 1850 gegründet und seit 1898 auch in Deutschland vertreten – ist einer der weltweit führenden Anbieter von Reise- und Finanzdienstleistungen. Über 60.000 Mitarbeiter kümmern sich in über 200 Ländern um die 113,8 Millionen Kartenkunden und viele Millionen Geschäftsreisende. Der Bereich Global Corporate Payments bietet mittleren, großen und globalen Unternehmen Lösungen, die Transparenz und Effizienz bei Bezahlvorgängen erhöhen. Dafür stellt American Express verschiedene Produkte wie z. B. Firmenkreditkarten, Reisestellenkonten, virtuelle Zahlungslösungen, Lösungen für Einkauf und Beschaffung und zur Optimierung des Working Capitals zur Verfügung. American Express gibt in 40 Ländern Firmenkreditkarten in entsprechender Währung sowie in 100 weiteren Ländern auf US-Dollar lautende internationale Karten heraus.

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