ARAG optimiert mit Rydoo und KI das Spesenmanagement

Anwenderbericht von Rydoo

Automatisierte Genehmigungen bei eingereichten Belegen klingt für viele Finanzabteilungen wie ein Traum. Bei ARAG ist dies schon lange die Praxis. Der Versicherer hat sein Spesenmanagement in den letzten Jahren komplett digitalisiert und setzt dafür auf die Lösung von Rydoo (https://www.rydoo.com/de/). Enorme Einsparungen an Zeit und Geld sind ein überzeugendes Resultat.

Was früher ein manueller Prozess mit viel Papier war, ist bei ARAG heute ein zu fast 100 % digitaler Workflow. Nur in Einzelfällen ist noch ein genaueres Eingreifen nötig. Nicht nur das Finanzteam, auch die Mitarbeiter profitieren von der Digitalisierung des Spesenmanagements, die vor einigen Jahren zur Notwendigkeit wurde. Spätestens während der Pandemie war es nicht mehr möglich, bei immer mehr Mitarbeitenden und immer mehr Remote Work lange nach Papierbelegen zu fahnden.

Dank des KI-gestützten Beleg-Scanners von Rydoo reichen die Mitarbeitenden ihre Belege heute digital und ohne Fehler ein. Die OCR-Texterkennung ist dabei so gut, dass sie über 95 % der nötigen Angaben wie etwa Währung, Land und Steuersatz automatisch ausfüllt. Der Prozess ist damit auf Sekunden verkürzt. Einreichen, Prüfen und Genehmigen sind in wenigen Klicks erledigt.

Das neue Spesenmanagement macht die Teams zufriedener

Bei fast allen Routineaufgaben läuft das Genehmigen dabei dank individuell gesetzter Regeln automatisch ab. Das System wurde dabei anhand der gesammelten Erfahrungen und Daten für die Bedürfnisse von ARAG konfiguriert. Nur bei komplexen Sonderfällen und Ausgaben über einem definierten Grenzwert nimmt das Finanzteam die Überprüfung noch selbst vor. Genauer hingesehen wird etwa auch bei Bewirtungsbelegen.

Mit diesem Vorgehen hat sich ARAG entschieden, Rydoo so zu nutzen, dass ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Kontrolle entsteht. Der Erfolg spricht für sich: Mitarbeitende sowie Finanzteam sind glücklich über schnelle Abläufe bei Standard-Belegen. Das Unternehmen selbst profitiert von verbesserter Compliance, besser genutzten Ressourcen und transparenteren Ausgabenströmen. Weil sich Rydoo reibungslos in die bestehenden SAP- und HR-Systeme integrieren ließ, gab es auch bei der Implementation keine Probleme.

Joost de Jong, Fachabteilungsleiter Rechnungsprüfung/SAP-Koordination bei ARAG, zeigt sich zufrieden: „Rydoo ist genau die smarte Lösung, die wir gesucht haben: Da es sich um eine vollständig integrierte und komplett digitale Lösung handelt, wurden unsere Prozesse beschleunigt. Der Mitarbeiter kann einfach ein Foto des Belegs machen und hochladen, und die Genehmigung und Überprüfung von Ausgaben kann mit nur wenigen Klicks erledigt werden.“

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
Für weitere Informationen besuchen Sie bitte: https://www.rydoo.com

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