Aufbewahrungspflicht für Belege: Die Thermopapierfalle

Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz rät, von Belegen auf Thermopapier eine Kopie auf Office-Papier anzufertigen

Aufbewahrungspflicht für Belege: Die Thermopapierfalle

Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz

Trotz Digitalisierung befinden wir uns teilweise noch im buchhalterischen Mittelalter, z.B. wenn es um Thermopapier geht. Thermopapier ist zwar sicherlich eine gute Erfindung für den Einzelhandel, aber für die dauerhafte Aufbewahrung gänzlich ungeeignet. Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen, Velbert, warnt deshalb auch eindringlich: „Kaum ein Thermobeleg dürfte die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren tatsächlich leserlich überleben. Besonders billiges Thermopapier verblasst bereits nach wenigen Wochen. Rechnungen sind aber 10 Jahre lang lesbar aufzubewahren. Insbesondere Kassenbelege werden häufig auf sogenanntem Thermopapier ausgedruckt. Um den Vorsteuerabzug auch nach 10 Jahren nachweisen zu können, müssen diese Belege kopiert werden“.

Billige Thermopapiere altern sehr schnell, so dass die Schrift schon nach wenigen Wochen stark verblasst. Es gibt zwar auch Thermopapiere mit 25-jähriger Haltbarkeitsgarantie, so werden z.B. in Japan Papiersorten mit „nahezu unbegrenzter Archivierbarkeit“ produziert. Die angegebenen Werte beziehen sich allerdings auf ca. 20 °C und 50 prozentiger relativer Luftfeuchtigkeit, ohne direkten Sonnenlichteinfluss – also Situationen, die im Privathaushalt und in den meisten Büroräumen nicht anzutreffen sind. Thermopapierdrucke gelten daher generell als nicht dokumentenecht.

„Bei Rechnungen und anderen Dokumenten, die über mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen, ist dies problematisch. Für jeden geschäftlich angefallenen Beleg, der nur auf Thermopapier existiert, sollte eine Kopie auf normalem Office-Papier angefertigt werden! Der Beleg auf normalem Papier sollte mit der Buchhaltungsnummer versehen im Ordner für Eingangsrechnungen abgeheftet werden. Der Thermobeleg selbst sollte mit den anderen Thermobelegen und anderen kleinen Belegen eines ganzen Jahres in einem einfachen Briefumschlag – ohne Fenster! – gesammelt werden“, rät Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz.

Da Plastik die Haltbarkeit von Thermopapier wesentlich verkürzen kann, sollten die Belege nicht in eine Klarsichthülle gesteckt und kein Umschlag mit Fenster verwendet werden. Um das Schriftbild möglichst lange zu erhalten, sollte Thermopapier auch nicht dem direkten Sonnenlicht und keiner großen Wärme ausgesetzt werden. Weichmacher, wie sie z. B. in Kunststofffolien oder Klebeband enthalten sind, können die Schrift entfernen. Auch Gerbstoffe, wie sie gelegentlich in Leder (Geldbörsen) vorkommen, können das Druckbild verblassen lassen. Der Ausdruck kann ebenfalls durch den Kontakt mit Desinfektionsmitteln unlesbar werden. Und darüber hinaus: Viele Thermopapiere enthalten den gesundheitsschädlichen Stoff Bisphenol A, sowie weitere bedenkliche Verbindungen, die teilweise zu der Empfehlung führen, Thermopapier als Restmüll zu entsorgen.

In diesem Zusammenhang weist Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz noch einmal darauf hin, dass die steuerlichen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen in § 147 der Abgabenordnung (AO) geregelt bzw. aufgelistet sind. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.

„Ist die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt, muss sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier konserviert werden, so dass sie für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14 b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) lesbar ist. Dabei ist es gemäß Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) 14b.1 Abs. 5 S. 3, 4 zwar nicht erforderlich – aber ratsam -, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren. Nachträgliche Berichtigungen der unleserlich gewordenen Dokumente sind nach UStAE 14a.1 Abs 5 S. 2 nicht erlaubt“, so Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.

Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 40 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.

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