Aufbewahrungspflichten für Arbeitnehmer, Rentner und Vermieter

Steuerberater Roland Franz

Essen – Immer wieder stellen Mandanten die Frage, welche Pflichten es bei der Aufbewahrung von Belegen und welche Fristen es zu deren Aufbewahrung gibt. Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert weist darauf hin, dass es eine Pflicht, Steuerunterlagen und Belege aufzubewahren, nur für Steuerzahler gibt, die zur Buchführung verpflichtet sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in diesen Fällen sechs Jahre z.B. für Steuererklärungen und Steuerbescheide und zehn Jahre z.B. für den Jahresabschluss, Kassenbücher, Buchungsbelege usw. ( § 147 Absatz 3 Abgabenordnung (AO)).

„Ein Arbeitnehmer, Rentner und/oder Vermieter ist nur bedingt verpflichtet, Steuerbescheide oder Belege aufzubewahren. Theoretisch könnten Sie nach Erhalt des Steuerbescheides Ihre Belege wegwerfen. Ebenso wenig gibt es eine Verpflichtung, den Steuerbescheid aufzuheben. Theoretisch! Aber es gibt Ausnahmen“, erklärt Steuerberater Roland Franz.

Belege, die das Finanzamt im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung nicht angefordert hat, müssen ab Erhalt des Steuerbescheides noch ein Jahr aufgehoben werden (z.B. Spendenbescheinigung).

Steuerberater Roland Franz rät:“Heben Sie Ihre Steuerbescheide einige Jahre auf, mindestens bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist, zumal der Steuerbescheid auch als Einkommensnachweis für bestimmte staatliche Leistungen oder Förderungen gilt“.

Belege und andere Nachweise sollten bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist aufgehoben werden.

„Damit Sie sicher sein können, dass das Finanzamt einen alten Steuerbescheid nicht mehr korrigiert, gibt es Verjährungsfristen. Im Steuerrecht heißen sie Festsetzungsfristen. Nach Ablauf der Festsetzungsfrist dürfen für ein abgelaufenes Kalenderjahr keine Steuererklärungen mehr abgegeben, keine Steuerbescheide mehr erlassen oder in irgendeiner Weise geändert werden. Das Finanzamt darf nicht mehr zu Ihrem Nachteil ändern, aber auch Sie dürfen keine Steuervorteile mehr durchsetzen“, erklärt Steuerberater Roland Franz.

Die Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre (§ 169 AO). Und auch hierzu gilt wiederum die Ausnahme: Bei leichtfertiger Steuerverkürzung beträgt die Festsetzungsfrist fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre.

Bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist kann ein Steuerbescheid noch durch die Finanzverwaltung geändert (berichtigt) werden. In diesem Fall wäre es gut, Unterlagen zur Hand zu haben, um Zweifelsfragen klären zu können bzw. auszuräumen.

Darüber hinaus gibt es spezielle Fristen, die sich aus den unterschiedlichsten Gesetzen ergeben. So sind z.B. Handwerkerleistungen am eigenen Haus zwei Jahre lang aufzubewahren.

Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.

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