Der Besprechungsraum als Interface: Warum Meetingräume so intuitiv funktionieren müssen wie eine App

Dr. Sven Damberger (Bildquelle: MVC Videra)

Wir scrollen, swipen, nutzen KI und digitale Tools für nahezu jede Lebenslage. „Nur im deutschen Besprechungsraum ist diese Realität vielerorts noch nicht angekommen“, sagt Dr. Sven Damberger, geschäftsführender Gesellschafter des internationalen UCC-Dienstleisters MVC Videra. Dabei sollten Meetingräume heute so einfach funktionieren wie eine App: intuitiv, sofort und ohne Einweisung. Denn komplizierte Technik ist mehr als ein Komfortproblem. Sie kostet Unternehmen Produktivität und schwächt das Vertrauen in hybride Zusammenarbeit.

Die Folgen lassen sich beziffern. Laut einer Studie des Jabra Research Institute* mit mehr als 2.300 Befragten in sieben Ländern kommt es in drei von vier hybriden Besprechungen zu mindestens einem technischen Problem. Im Durchschnitt gehen dadurch pro hybridem Meeting fast elf Minuten verloren. Auf das Jahr gerechnet summiert sich dies auf drei bis vier volle Arbeitstage pro Mitarbeitendem. „Wenn Beschäftigte erst Kamera, Ton oder Verbindung in den Griff bekommen müssen, bevor sie miteinander arbeiten können, kostet das nicht nur Zeit und Produktivität. Es untergräbt auch das Vertrauen in die Technik und damit in hybride Zusammenarbeit insgesamt“, sagt der Workplace-Experte.

Vom Technik- zum Systemdenken

Soll hybrides Arbeiten funktionieren, braucht es Räume, die verständlich, konsistent und selbsterklärend sind. Dafür müssen Unternehmen nach Ansicht Dambergers bei der Planung ansetzen: „Viele Meetingräume werden heute noch immer wie klassische Technikprojekte konzipiert: als Kombination einzelner hochwertiger Komponenten. Doch eine gute Kamera, ein gutes Mikrofon und ein gutes Display ergeben noch lange keinen guten Meetingraum.“ Entscheidend sei vielmehr, wie reibungslos die Komponenten im Alltag zusammenspielen.

Unternehmen sollten ihre Besprechungsräume daher als Kommunikationsinterface planen: als Gesamtsystem mit messbarem Nutzererlebnis. Technik, Raum und Betrieb müssen dabei konsequent zusammengedacht werden – von Kamera, Mikrofonen und Displays über Raumakustik, Beleuchtung und Kommunikationsplattform bis hin zu Bedienung, Monitoring und Support. „Um produktiv zu arbeiten, zählt für den Nutzer am Ende nur: Kann ich mein Meeting mit einer Berührung starten und mich anschließend auf das Gespräch konzentrieren?“, sagt Damberger. „Genau daran muss sich heute die Qualität eines Meetingraums messen lassen.“

Was einen Raum zum Interface macht

Aber was macht einen Meetingraum zu einem intuitiven Kommunikationsinterface? Eine pauschale Lösung gibt es nicht, erläutert der MVC Videra-Geschäftsführer. Jedes Unternehmen bringe andere Voraussetzungen mit. Doch bei der Planung gibt es vier Grundprinzipien, die zu berücksichtigen sind.

1. Nutzerperspektive

Essenziell bei der Raumplanung ist, dass alle Beteiligten die Nutzerperspektive im Auge behalten. Oft wird ausschließlich auf die Raumgestaltung, die Kommunikationsplattform oder den Anschaffungspreis geachtet. Dabei sollten Nutzen und Bedarf der Dreh- und Angelpunkt sein: Unternehmen sollten immer erst die bestehende Infrastruktur analysieren, typische Anwendungsszenarien und Nutzergruppen definieren und daraus technische wie organisatorische Anforderungen ableiten. Erst danach sollte die konkrete technische Planung starten.

2. Konsequente Standardisierung

Eine wichtige Voraussetzung für ein konsistentes Nutzererlebnis ist Standardisierung. Statt jeden Besprechungsraum individuell zu planen, sollten Unternehmen wiederkehrende Raumtypen definieren und dafür reproduzierbare technische Konzepte entwickeln. Je nach Raumgröße und Einsatzzweck lassen sich beispielsweise Anzahl und Größe der Displays, Kameratyp, Mikrofon- und Lautsprecherkonzept, Bedienpanel sowie Netzwerk- und Sicherheitsanforderungen festlegen. Ziel sollte sein: Wer einen Raum bedienen kann, sollte sich auch in einem anderen unmittelbar zurechtfinden.

3. Einheitliche Bedienlogik und One-Touch-Join

Naheliegend, aber längst nicht Standard ist eine einheitliche Bedienlogik. Zentrale Funktionen sollten in jedem Raum gleich angeordnet und benannt sein, z. B. das Starten von Meetings oder das Teilen von Inhalten. Ein wichtiger Baustein ist dabei One-Touch-Join: Das geplante Meeting erscheint automatisch auf einem fest installierten Bedienpanel und lässt sich mit einer Berührung starten. Im Hintergrund werden Kamera, Mikrofone, Lautsprecher und Displays automatisch aktiviert. Damit verschwindet ein großer Teil der technischen Komplexität aus Sicht der Anwender.

4. Den Betrieb von Anfang an mitplanen

Ein Punkt wird jedoch laut Damberger besonders häufig unterschätzt: Ein moderner Meetingraum ist mit der Installation nicht fertig. Damit er dauerhaft zuverlässig funktioniert, müssen Unternehmen den Betrieb von Anfang an mitdenken. Dazu gehören regelmäßige Softwareupdates, Monitoring, klar definierte Supportprozesse und ein systematisches Lifecycle Management. „Nur wenn auch diese Faktoren geklärt sind, entsteht ein produktives Gesamtsystem, dessen Nutzererlebnis dauerhaft überzeugt.“ Moderne Monitoringsysteme machen die Qualität messbar und steuerbar: Sie zeigen Betreibern auf einen Blick, wo Probleme auftreten, ermöglichen teilweise automatisierte Gegenmaßnahmen und machen Optimierungspotenziale sichtbar.

Der Raum als KI-gestützte Kommunikationsressource

„Wir haben uns daran gewöhnt, dass digitale Tools im Alltag selbsterklärend funktionieren“, resümiert Damberger. „Diesen Anspruch müssen wir auch an Meetingräume stellen, wenn hybride Zusammenarbeit produktiv sein soll.“ Mit Blick auf KI werde das künftig noch wichtiger: Schon heute transkribieren Anwendungen Gespräche, fassen Ergebnisse zusammen und leiten Aufgaben ab. Langfristig, so Damberger, werde der Besprechungsraum selbst zur KI-gestützten Kommunikationsressource. Doch dafür müsse das Gesamtsystem passen, vor allem die Audio- und Videoqualität. „KI kann nur mit dem arbeiten, was im System ankommt“, sagt der Experte. Werden Stimmen schlecht erfasst oder Teilnehmende von der Kamera nicht zuverlässig erkannt, leiden auch Transkriptionen und automatisierte Folgeprozesse. Wer also heute beim Kommunikationsinterface Abstriche macht, beeinträchtigt nicht nur die Zusammenarbeit, sondern begrenzt auch das KI-Potenzial von morgen.

*Jabra-Studie „The Cost of Bad Meetings“ (Juni 2026): https://www.jabra.com/de-de/thought-leadership/billion-dollar-brain-drain

Über Dr. Sven Damberger / MVC Videra

Dr. Sven Damberger ist geschäftsführender Gesellschafter der MVC Mobile VideoCommunication GmbH (MVC Videra), einem der international führenden Anbieter für AV-, Digital Signage-, UCC- und Workplace-Technologien. Als Keynote Speaker und Vordenker für Zukunfts- und Transformationsthemen – insbesondere rund um die Arbeitswelt von morgen – setzt er Impulse für innovative, effiziente und menschlichere Formen der Zusammenarbeit.

Dr. Sven Damberger ist geschäftsführender Gesellschafter der MVC Mobile VideoCommunication GmbH (MVC Videra), einer der international führenden Anbieter für AV-, Digital Signage-, UCC- und Workplace-Technologien. Als renommierter Keynote Speaker und Vordenker für Zukunfts- und Transformationsthemen – insbesondere rund um die Arbeitswelt von morgen – setzt er Impulse für innovative, effiziente und menschlichere Formen der Zusammenarbeit.

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