Die teuerste KI ist die, die gar nicht notwendig gewesen wäre

KI verändert die Dokumentenverarbeitung grundlegend. Sie erkennt Zusammenhänge, versteht Dokumentstrukturen und extrahiert Informationen deutlich flexibler als klassische Verfahren. Das eröffnet Unternehmen enorme Möglichkeiten.

Doch gerade jetzt lohnt sich ein genauer Blick. Denn die entscheidende Frage lautet nicht: „Wo können wir KI einsetzen?“, sondern vielmehr: „Wo bringt KI tatsächlich einen Mehrwert?“

Die teuerste KI ist nicht die leistungsfähigste. Die teuerste KI ist die, die eingesetzt wird, obwohl sie gar nicht notwendig gewesen wäre.

Digitalisierung beginnt vor der KI
Seit über 20 Jahren beschäftigen wir uns bei exapture (https://www.exapture.de) mit der ersten Meile der Digitalisierung. Mit unserem Ansatz #scannenlernen meinen wir weit mehr als das Digitalisieren von Papier. Der entscheidende Moment ist der Augenblick, in dem ein Dokument ein Unternehmen erreicht – unabhängig davon, ob es auf Papier eingeht oder bereits digital vorliegt. Erst dann stellt sich die Frage, wie die enthaltenen Informationen möglichst effizient in den passenden Unternehmensprozess gelangen.

Von OCR zu KI
Über viele Jahre war OCR die Grundlage der Dokumentenerfassung. Aus Bildern wurde lesbarer Text, ergänzt durch spezialisierte Verfahren, die beispielsweise Rechnungen zuverlässig klassifizieren und Daten extrahieren konnten. Mit modernen KI-Modellen geht heute deutlich mehr. Sie erkennen nicht nur Text, sondern verstehen auch Dokumentstrukturen und Zusammenhänge. Gerade bei unstrukturierten oder ständig wechselnden Dokumenten ist das ein enormer Fortschritt.

KI kostet – bei jedem Dokument
Was in der aktuellen Diskussion häufig übersehen wird: Jede KI-Auswertung verursacht laufende Kosten. Im Gegensatz zu klassischen OCR- oder regelbasierten Verfahren entstehen bei generativer KI Kosten für jede Verarbeitung. Mit steigenden Dokumentenmengen wachsen diese kontinuierlich.
Hinzu kommt der Aufwand für Betrieb, Anpassung und Qualitätskontrolle. Studien zeigen bereits heute, dass viele Unternehmen ihre tatsächlichen KI-Betriebskosten unterschätzen. So erwartet IDC, dass Unternehmen ihre KI-Budgets bis 2027 im Durchschnitt um rund 30 Prozent überschreiten werden, weil der produktive Betrieb deutlich aufwendiger ist als viele Pilotprojekte vermuten lassen.¹ IDC, Why AI infrastructure costs keep surprising IT leaders (https://www.techradar.com/pro/why-ai-infrastructure-costs-keep-surprising-it-leaders)

Das Beispiel E-Rechnung
Gerade Rechnungen zeigen, warum ein differenzierter Blick notwendig ist. Früher mussten Papierrechnungen oder PDF-Dokumente per OCR gelesen werden. Heute enthalten Formate wie ZUGFeRD oder die XRechnung die relevanten Informationen bereits strukturiert und maschinenlesbar.

Warum sollte eine KI Daten interpretieren, die bereits vollständig vorhanden sind? In solchen Fällen erzeugt KI häufig nur zusätzliche Kosten – ohne zusätzlichen Nutzen.

Intelligente Digitalisierung statt KI um jeden Preis
KI ist ein leistungsstarkes Werkzeug. Aber sie ist kein Allheilmittel. Manche Dokumente profitieren enorm von KI. Andere lassen sich mit bestehenden Verfahren schneller, günstiger und zuverlässiger verarbeiten. Deshalb plädieren wir für eine intelligente Einbindung von Intelligenz. Nicht jedes Dokument braucht künstliche Intelligenz – aber jedes Dokument verdient den wirtschaftlich sinnvollsten Verarbeitungsweg.

Genau das verstehen wir unter #scannenlernen. Denn erfolgreiche Digitalisierung beginnt nicht mit möglichst viel KI. Sie beginnt mit dem Verständnis für Dokumente, Prozesse und der Entscheidung, wann KI echten Mehrwert schafft – und wann eben nicht.

exapture ist mehr als ein branchenunabhängiger Softwareanbieter für intelligente Druck- und Scanlösungen. Digitalisierungsprozesse beginnen oft mit der Digitalisierung von papiergebundenen Informationen. Und genau das findet man in jedem Unternehmen täglich. Ganz gleich ob in Banken, in der Industrie oder in der öffentlichen Hand. Genau an diesem Punkt steigt exapture ein und begleitet Sie auf der ersten Meile der Digitalisierung.

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