Digitale Personalakte ab 2027 Pflicht

Warum Unternehmen ihre Personalverwaltung jetzt digitalisieren sollten – und worauf es bei Datenschutz, Effizienz und Einführung ankommt.

(Bildquelle: iStock-2198078409 BP)

Volle Aktenschränke, verstreute Arbeitsverträge, fehlende Bescheinigungen und zeitaufwendige Rückfragen: In vielen Unternehmen ist die Personalverwaltung noch immer durch Papierakten und manuelle Abläufe geprägt. Dabei lassen sich zahlreiche dieser Prozesse heute digital organisieren.

Die digitale Personalakte bündelt personalbezogene Dokumente zentral, ermöglicht einen gezielten Zugriff und automatisiert wiederkehrende Verwaltungsaufgaben. Arbeitsverträge, Qualifikationsnachweise, Gehaltsunterlagen und weitere relevante Dokumente sind strukturiert verfügbar. Das spart Suchzeiten, reduziert Verwaltungsaufwand und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, Geschäftsführung und Beschäftigten.

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen bietet die Digitalisierung Chancen. Denn dort werden Personalangelegenheiten häufig zusätzlich zu anderen Aufgaben erledigt. Jede eingesparte Verwaltungsstunde schafft Freiraum für das eigentliche Geschäft.

Allerdings gilt: Eine digitale Personalakte ist nicht automatisch datenschutzkonform. Entscheidend sind ein durchdachtes Berechtigungssystem, sichere Speicherung, gesetzeskonforme Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie klar geregelte Zuständigkeiten.

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung und Verwaltung aller für ein Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Unterlagen.

Statt Dokumente in Papierordnern aufzubewahren, werden sie in einem zentralen digitalen System strukturiert gespeichert. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Entgeltunterlagen und relevante Personalvorgänge.

Moderne Systeme bieten darüber hinaus Suchfunktionen, automatische Fristenerinnerungen und Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Weniger suchen, schneller handeln: Die wirtschaftlichen Vorteile

Der offensichtlichste Vorteil liegt in der Zeitersparnis.

Ein Arbeitsvertrag wird benötigt? Ein Qualifikationsnachweis muss überprüft werden? Eine Vertragsänderung steht an? Statt Papierordner zu durchsuchen, können berechtigte Mitarbeiter die entsprechenden Dokumente unmittelbar aufrufen.

Darüber hinaus sinken der Bedarf an Archivflächen sowie die laufenden Kosten für Papier, Druck und manuelle Ablage.

Noch wichtiger ist jedoch die Verbesserung der internen Arbeitsabläufe. Dokumente müssen nicht mehrfach angefordert oder zwischen verschiedenen Abteilungen weitergereicht werden. Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie tatsächlich benötigt werden.

Für Unternehmen bedeutet das weniger Routinearbeit und eine effizientere Nutzung ihrer personellen Ressourcen.

Datenschutz: Digital ist nicht automatisch sicher

Personalakten enthalten besonders schützenswerte Informationen. Neben Anschriften und Gehaltsdaten können dazu auch Gesundheitsinformationen oder andere sensible Angaben gehören.

Deshalb muss eine digitale Personalakte den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen.

Ein wesentliches Element ist die rollenbasierte Zugriffssteuerung. Nicht jeder Vorgesetzte darf sämtliche Informationen seiner Mitarbeiter einsehen. Zugriffsrechte müssen vielmehr nach den jeweiligen Aufgaben und der tatsächlichen Erforderlichkeit vergeben werden.

Verschlüsselung, Mehrfaktor-Authentifizierung, regelmäßige Datensicherungen und nachvollziehbare Zugriffsprotokolle erhöhen die Sicherheit zusätzlich.

Ebenso wichtig sind geregelte Aufbewahrungs- und Löschfristen. Nicht jede Information darf unbegrenzt gespeichert werden.

Soweit Personalunterlagen steuerlich relevante Aufzeichnungen enthalten, sind außerdem die einschlägigen Aufbewahrungsvorschriften und gegebenenfalls die GoBD zu berücksichtigen.

Entscheidend ist somit nicht allein die eingesetzte Software, sondern das gesamte organisatorische und technische Datenschutzkonzept.

Mitarbeiter-Self-Service: Weniger Rückfragen an die Personalabteilung

Ein weiterer Vorteil moderner Personalsysteme liegt in sogenannten Self-Service-Portalen.

Beschäftigte können darüber beispielsweise ihre Entgeltabrechnungen abrufen, persönliche Kontaktdaten aktualisieren oder Urlaubsanträge digital einreichen.

Auch Krankmeldungen lassen sich organisatorisch in solche Prozesse einbinden. Bei gesetzlich versicherten Beschäftigten erfolgt der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten grundsätzlich über das gesetzlich vorgesehene eAU-Verfahren.

Die Personalabteilung wird dadurch von zahlreichen Routineanfragen entlastet. Gleichzeitig erhalten Beschäftigte einen besseren Überblick über ihre eigenen Unterlagen.

Automatische Erinnerungen statt versäumter Termine

Besonders nützlich ist das digitale Fristenmanagement.

Ein geeignetes System kann beispielsweise an das Ende einer Probezeit, auslaufende Qualifikationsnachweise oder anstehende Personalgespräche erinnern.

Auch befristete Arbeitsverhältnisse lassen sich organisatorisch überwachen. Allerdings ersetzen solche Erinnerungen keine arbeitsrechtliche Prüfung oder erforderliche fristgerechte Erklärung.

Ähnliches gilt für elektronische Signaturen. Viele Dokumente können digital erstellt und unterzeichnet werden. Bei bestimmten arbeitsrechtlichen Vorgängen bestehen jedoch besondere gesetzliche Formvorschriften, die berücksichtigt werden müssen.

In drei Schritten zur digitalen Personalakte

Schritt 1: Bestandsaufnahme und Strukturierung

Zunächst sollten Unternehmen prüfen, welche Personalunterlagen vorhanden sind, welche davon tatsächlich benötigt werden und welche Aufbewahrungsfristen gelten.

Dabei empfiehlt es sich, eine einheitliche Aktenstruktur und klare Zuständigkeiten festzulegen.

Schritt 2: Software auswählen und Datenschutz prüfen

Bei der Auswahl sollten neben den Kosten insbesondere Datensicherheit, Berechtigungsverwaltung, Löschfunktionen, Schnittstellen zur Lohnabrechnung und die vertraglichen Datenschutzregelungen berücksichtigt werden.

Eine Softwareentscheidung allein nach dem niedrigsten Preis kann sich später als kostspielig erweisen.

Schritt 3: Dokumente digitalisieren und Mitarbeiter schulen

Vorhandene Papierakten werden systematisch gesichtet und digitalisiert. Anschließend sollten die Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software geschult werden.

Wichtig ist, die Qualität der digitalisierten Dokumente zu kontrollieren und zu prüfen, welche Originalunterlagen weiterhin aufzubewahren sind.

Ein schrittweiser Einstieg, beispielsweise mit einer Abteilung, kann den Umstieg erheblich erleichtern.

Fazit: Digitalisierung ist mehr als das Einscannen von Dokumenten

Die digitale Personalakte ist kein bloßer Ersatz für den Aktenschrank. Ihr eigentlicher Nutzen entsteht durch strukturierte Informationen, automatisierte Abläufe und die Verbindung mit bestehenden Unternehmensprozessen.

Gerade mittelständische Unternehmen können dadurch Verwaltungsaufwand reduzieren, Abläufe beschleunigen und ihre Personalabteilung nachhaltig entlasten.

Wer die Einführung sorgfältig plant, Datenschutz und arbeitsrechtliche Anforderungen berücksichtigt und seine Mitarbeiter frühzeitig einbindet, schafft die Grundlage für eine effizientere und zukunftsfähige Personalverwaltung.

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