Drei Praxisanwendungen von digitalen Akten

Digitale Akten schaffen die Grundvoraussetzung für ein papierloses Büro. Diese drei Akten sollten Unternehmen unbedingt einführen.

Digitale Personalakte

Wie findet man zusammengehörenden Dokumente am leichtesten? Wenn die Dokumente alle im gleichen Ordner oder in der gleichen Mappe abgelegt sind. Doch was ist, wenn diese Dokumente in verschiedenen Ordnern verteilt oder digital an verschiedenen Orten abgespeichert sind? Dann ist es schwer sich beispielsweise das Angebot, die Bestellung, den Lieferschein und die Rechnung eines bestimmten Geschäftsfalls anzeigen zu lassen. Die Lösung für dieses Problem ist eine digitale Akte. Digitale Akten bündeln zusammengehörende Dokumente und fassen alle Informationen zu einem Geschäftsfall auf dem Aktendeckblatt zusammen.

Im Zeitalter der digitalen Transformation werden digitale Akten immer wichtiger. So ist es unumgänglich auch ohne Papierdokumente im Unternehmen, die elektronischen Dokumente wie in physischen Ordner bzw. Akten zusammen anzuzeigen. Der Vorteil der digitalen Akte ist, dass ein Dokument in verschiedenen Akten vorkommen kann. Unterschiedliche Informationen lassen sich so bündeln und auf einen Klick sichtbar machen.

Die folgenden drei Lösungen stellen die derzeit beliebtesten digitale Akten dar:

Digitale Kundenakte

Egal ob Angebot, Bestellung, Rechnung, Vertrag oder Beschwerde-E-Mail, in digitalen Kundenakten können alle wichtigen Dokumente und Belege ohne umständliche Suche gefunden werden. Ein mobiler Zugang ermöglicht es zudem, jederzeit auf die Akten zuzugreifen und so auch direkt bei Kundenterminen alle Dokumente einsehen zu können. Die Archivierung von automatisch erstellten Dokumenten erfolgt direkt in die Kundenakte. Zusätzliche Dokumente können bequem mittels Drag and Drop Funktion hinzugefügt werden. Die Indexierung erfolgt schnell und einfach mit den Eigenschaften des jeweiligen Kunden. Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungs-, Warenwirtschafts- oder CRM-Systeme erhöhen zusätzlich den wirtschaftlichen Nutzen und die Transparenz. Auf dem Aktendeckblatt lassen sich so zum Beispiel die Anzahl der Bestellungen, den monatlichen Umsatz oder wichtige Vermerke anzeigen.

Digitale Personalakte

In den digitalen Personalakten finden die Personalabteilung, Führungskräfte sowie der Angestellte selbst alle Dokumente zum Mitarbeiter in einem digitalen Akt. Sämtliche Dokumente eines Mitarbeiters werden zentral aufgelistet und können eingesehen werden. Mitarbeiterfotos und Informationen aus anderen Systemen (z.B.: Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung, HR-System) können im Aktendeckblatt auch angezeigt werden. Ebenfalls ist es möglich, automatisch generierte Dokumente wie Gehaltszettel oder ähnliches automatisch in die Mitarbeiterakte zu archivieren. Die Prozesse in der HR-Abteilung werden damit erheblich beschleunigt.

QM Akte

Die digitale QM Akte bringt zusammengehörende Dokumente wie Prüfungszeugnisse, Handbücher und Regelwerke zusammen und sorgt für eine perfekte Übersicht. Sämtliche QM Dokumente sind in einem digitalen Akt zusammengefasst und auf einen Blick sichtbar. Denn speziell im QM Management ist es wichtig, dass zusammengehörende Dokumente einfach auffindbar und übersichtlich abgelegt sind. Prüfungshandbücher in Zusammenhang mit Prüfungszeugnissen oder beispielsweise Handbücher mit Arbeitsanweisungen können so einfach angezeigt werden. Die QM Akte ermöglicht zudem mittels Rollenkonzepte die Rechte des Zugriffs auf bearbeitbare Dokumente (Word-Files) einzuschränken und den allgemeinen Benutzern Lese-Zugriff auf PDF-Files zu geben. Ungewollte Abwandlungen von wichtigen Dokumenten werden so verhindert.

Die eks informatik gmbh mit Sitz im österreichischen Götzis wurde 2004 von Gerhard Ehrne, Kurt Krinner und Elisabeth Schwendinger gegründet. Das Unternehmen hat sich auf die Themenbereiche Dokumenten-, Enterprise Content- und Workflow-Management sowie Aktenverwaltung spezialisiert. Für die Digitalisierung und Modernisierung der damit verbundenen klassischen Büroaufgaben wurde die Produktfamilie „LDOX – Living Documents“ entwickelt. Dabei handelt es sich um gesamtheitliche Anwendungen, die ausgewählte Standardprodukte zu einer effizienten und prozesssicheren Gesamtlösung formen. Das kompetente und motivierte Team kann auf Mitarbeiter mit mehr als 25 Jahren Branchenerfahrung zurückgreifen. Gemeinsam wurden lokale und internationale Projekte in folgenden Ländern erfolgreich durchgeführt: Österreich, Deutschland, Schweiz, Spanien, Frankreich, Tschechien, Slowakei, Polen, Mexico, USA und weiteren Ländern.

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