E-Rechnung kann bei Vermietung verpflichtend sein

Wird die Immobilie privat oder gewerblich genutzt? (Bildquelle: lordn/stock.adobe.com)

Am 01.01.2025 ist die E-Rechnung (Kurzform für elektronische Rechnung) in Kraft getreten. Es handelt sich dabei um eine EU-weite Einführung und Harmonisierung der Digitalisierung von Rechnungen für Unternehmen. Da Vermieter als Unternehmer eingestuft werden können, sind sie von dem neuen Gesetz möglicherweise betroffen. Ob die E-Rechnung verpflichtend ist, hängt maßgeblich davon ab, an wen vermietet wird. „Nutzen die Mieter die Immobilie privat, gelten sie als Verbraucher und es werden keine E-Rechnungen benötigt“, erklärt die Lohnsteuerhilfe Bayern. In allen anderen Fällen müssen Vermieter handeln. Unter Zugzwang sind überwiegend gewerbliche Vermieter, aber auch private Vermieter können betroffen sein.

Vermietung an Privatpersonen

Mietverträge mit Privatpersonen können wie bisher in Papierform ausgestellt werden. Gleiches gilt für Rechnungen. Die Papierform ist weiterhin zulässig, sofern der Empfänger ein Verbraucher ist. Alternativ kann das Dokument digital, z.B. als PDF, versendet werden, jedoch muss der Empfänger der Rechnung damit einverstanden sein. Gängige PDF-, JPG- oder DOC-Dateien zählen übrigens nicht als E-Rechnung, da sie die Erfordernisse nicht erfüllen.

Da Vermieter selbst Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind, müssen sie seit dem 1. Januar E-Rechnungen empfangen und lesen können. Dies ist unabhängig davon, ob die Vermietung umsatzsteuerpflichtig oder umsatzsteuerfrei erfolgt. Unternehmer haben keinen Anspruch mehr auf alternative Rechnungsformen. Sie müssen die technischen Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen gewährleisten. Hierfür reicht ein einfaches E-Mail-Postfach aus.

Vermietung mit Umsatzsteuerpflicht

Nutzt der Mieter die Immobilie, Garage, Lagerhalle o.ä. gewerblich oder handelt es sich um Montagewohnungen, sind Änderungen für Vermieter und Mieter eingetreten. Sowohl der Mietvertrag als auch die Nebenkostenabrechnungen sind künftig als E-Rechnung zu stellen und von beiden Seiten zu verarbeiten. Bestehende Mietverträge behalten ihre Gültigkeit. Kommt es zu einer Mieterhöhung oder ändern sich Angaben im Mietvertrag, muss für den ersten Monat eine zusätzliche E-Rechnung erstellt werden.

Firmen in der Immobilienbranche, wie Immobilienmakler oder WEG-Hausverwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften, müssen unabhängig von der Art der Mietnutzung E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine standardisierte elektronische Datei, die nach der Übermittlung maschinell auswertbar ist. Diese müssen acht Jahre revisionssicher elektronisch aufbewahrt werden. Eine Archivierung von Ausdrucken wird nicht anerkannt.

In Deutschland gibt es zwei rechtskonforme Arten von E-Rechnungen mit entsprechenden Softwarelösungen. X-Rechnungen bestehen aus einem XML-Datensatz und können ausschließlich maschinell ausgelesen werden. ZUGFeRD-Rechnungen sind hingegen hybrid, d.h. sie können sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden. Sie setzen sich aus einem XML-Datensatz und einer herkömmlichen PDF-Datei zusammen.

Allerdings müssen Unternehmer untereinander nicht sofort ab dem 01.01.2025 mit E-Rechnungen arbeiten. Es gibt Übergangsfristen. Ab dem 1. Januar 2025 ist nur der Empfang von E-Rechnungen vorgeschrieben. Zwei Jahre später ist für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro auch der Versand von E-Rechnungen ein Muss. Ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen mit E-Rechnungen arbeiten.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Vermieter, welche die Kleinunternehmerregelung mit einem Umsatz von bis zu 25.000 Euro in Anspruch nehmen und keine Umsatzsteuer abführen, sind nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen, nur zu deren Empfang verpflichtet. Für Kleinbetragsmieten unter 250 Euro, z.B. für Garagen, dürfen ebenfalls weiterhin Papierrechnungen angefertigt werden.

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Die Lohi (Lohnsteuerhilfe Bayern e. V.) mit Hauptsitz in München wurde 1966 als Lohnsteuerhilfeverein gegründet und ist in rund 300 Beratungsstellen bundesweit aktiv. Mit mehr als 700.000 Mitgliedern ist der Verein einer der größten Lohnsteuerhilfevereine in Deutschland. Die Lohi zeigt Arbeitnehmern, Rentnern und Pensionären – im Rahmen einer Mitgliedschaft begrenzt nach § 4 Nr. 11 StBerG – alle Möglichkeiten auf, Steuervorteile zu nutzen.

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