Elektronischer Rechnungsaustausch: PDF per E-Mail wird bevorzugt

Die elektronische Rechnungsvariante PDF per E-Mail senkt die Bearbeitungszeit auf rund fünf Minuten.

Stuttgart, 10. April 2017 – Die Rechnungsvariante PDF per E-Mail wird von vielen Rechnungsversendern bevorzugt. Bei der Umstellung auf einen elektronischen Rechnungseingang ist diese Akzeptanz der Lieferanten ein entscheidender Erfolgsfaktor, so die Erfahrung von Software4Professionals GmbH & Co. KG, Hersteller der Standardsoftware-Suite YAMBS. Unternehmen, die sich für den Empfang elektronischer Rechnungen im PDF-Format entscheiden, erreichen mit den richtigen Maßnahmen Umstellungsquoten von 90 Prozent der Lieferanten. Das Rechnungsvolumen lässt sich somit annähernd komplett digitalisieren.

Eine kooperative Studie der Goethe-Universität Frankfurt am Main und der Bonpago GmbH ergab, dass die Übermittlung einer Rechnung im PDF-Format der einfachste Weg für eine erfolgreiche Umstellung auf den elektronischen Rechnungsverkehr ist. Eine Fallstudie von Bonpago bei dem mittelständischen, international tätigen Produktionsunternehmen Rothenberger bestätigte diese Ergebnisse: Aktuell senden 96 Prozent der Lieferanten elektronische Rechnungen. Diese gehen ausschließlich als PDF per E-Mail ein.

„Die Rechnungsvariante PDF per E-Mail ist besonders für Unternehmen interessant, die noch keine oder nur wenig Erfahrung mit dem elektronischen Rechnungsaustausch haben, da die Umstellung unkompliziert und ohne weitere Prozessanpassungen möglich ist“, erläutert Simon Bolta, Sales Manager bei Software4Professionals. Eine Datenerhebung der Goethe-Universität Frankfurt im Jahr 2013 ergab, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung 16 bis 23 Minuten dauert. Der elektronische Austausch von PDF-Rechnungen senkt den Aufwand auf rund fünf Minuten. Die automatische Verarbeitung von Rechnungen im PDF/A-Format erfolgt dabei mithilfe einer Lösung, welche die Daten aus der PDF-Datei extrahiert und an die Buchhaltungssoftware weitergibt. Kostspielige Scan- und OCR-Technologien werden dadurch obsolet.

Weitere Informationen unter: https://www.yambs.eu/loesungen/yambsinvoice-dialog/yambssmartpdf/

Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP-Beratung profitieren Unternehmen von maßgeschneiderten Lösungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware-Suite YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avise-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei über 170 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).

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