flink und fleissig GmbH Reutlingen – Digitalisierung im sozialen Bereich

(Bildquelle: @ASPhotohrapy)

Reutlingen. Das Betzinger Unternehmen flink und fleissig GmbH setzt neue Maßstäbe im sozialen Bereich. Mit ihrem zukunftsorientierten Digitalisierungsprojekt „Go Smart“ ist das Dienstleistungsunternehmen erneut Vorreiter der Branche. Mit einem Investitionsvolumen von circa 100.000 Euro und hohem Personaleinsatz, konnten sie nun die intensive Feld-Testphase abschließen. Mit der Online-Schaltung wurde ein großer Meilenstein im Projekt erreicht.

Geschäftsführerin und Alleingesellschafterin von flink und fleissig Alexandra Mollenkopf treibt das Thema Digitalisierung seit vielen Jahren aktiv voran. Bereits 2010 führte sie digitale Akten und ein umfassenden Planungsprogramm ein. Weitere Prozesse folgten über die Jahre. Auch wenn die Finanzierung solcher Projekte durch öffentliche Träger und staatlicher Förderungen nicht gesichert ist, wurde 2020 das strategische Projekt „Go Smart“ ins Leben gerufen.

Die intensiven Projektplanungen und IT Partner-, Softwareauswahl, Entwicklungs- und Testphase wurde durch Miteinbeziehung und Schulung ausgewählter Mitarbeiter begleitet. Zwischenzeitlich wurden rund 100.000 Euro für die Entwicklung einer Software-Plattform für Mitarbeiter investiert und viele interne Prozesse verändert.

Während der Evaluierungsphase konnte das System auf die speziellen Anforderungen der verschiedenen Geschäftsbereiche und der sensiblen Daten optimiert werden. Denn nicht nur die Prozessvereinfachung, sondern auch höchste Transparenz, DSVGO Konformität, Datensicherheit, -schutz und die Nutzung einer Software- und Serverinfrastruktur aus Deutschland standen ganz vorne im Fokus.

Mit der individuell angepassten unternehmensinternen „FF APP“ eines deutschen Herstellers wird den Mitarbeitern nun eine moderne Applikation zur Verfügung gestellt. Von Arbeits- und Tourenplänen, Kundenfall- und Kontaktdaten, über die Erfassung der Arbeitsdaten und internen Feedbackfunktionen, bis hin zu hauseigenen Unternehmensinformationen und Chats, ist alles Notwendige für das Team mobil verfügbar.

Selbst Weiterbildungsthemen und ein „Wiki“- Wissensmanagement werden zum Nachlesen, zur Schulung und beim Onboarding neuer Mitarbeiter genutzt. Und auch dabei waren die Vereinfachung und hohe Prozessqualität, in der Betzinger Firma mit bald 150 Mitarbeitern, ein großes Thema.

Ein attraktives Plus für die Mitarbeiter ist ein „VALUE-App“ Belohnungs-Modul, auf der persönlich gewährte Leistungsbonis im Handel eingelöst werden können. So ist es nicht verwunderlich, dass nach den ersten gemachten Erfahrungen mit der erhöhten Transparenz, einfacherer Kommunikation und „leaner“ Prozesse, die Mitarbeiter voll hinter dem Projekt stehen. Eine sehr hohe Mitarbeiter-Zustimmungsquote von 95 Prozent spricht für sich.

Und Alexandra Mollenkopf von flink und fleissig will weiter dranbleiben „Derzeit wird ein KI Assistenz Modul mit Mitarbeitern der Verwaltung implementiert und evaluiert. Hier soll dann die Bearbeitung von Fallanfragen, Spracheingaben und Übersetzungen in „leichte“ oder andere Sprachen und vieles mehr möglich sein. Die Geschäftsführerin zielt auch dabei auf eine große digitale Unterstützung und Entlastung beim Thema Bürokratie und Nutzung interner Daten. Beispielsweise sollen die mehr als 1 Millionen internen Dateien strukturiert, ausgewertet und analysiert werden. Fallbearbeitungen und -dokumentationen sollen einfacher werden und auch Spracheingaben wird die KI ermöglichen.

Auch in der nächsten Projektphase spielt, neben der Vereinfachung, die Sicherheit, eine hohe Qualität und Prozesse mit fachlicher Überprüfung, die Schlüsselrollen. Alexandra Mollenkopf von flink und fleissig betont „Es wird erneut eine große zeitliche Entlastung für die Mitarbeiter geben und wir alle gewinnen dadurch weitere Kapazität für unsere eigentlichen fachlichen Aufgaben“. Ein „win-win“ für alle Beteiligten.

Weitere Informationen finden Sie auf der neuen Homepage: www.flink-fleissig.de

Seit 1998 besteht das Unternehmen flink + fleißig GmbH als anerkanntes Unternehmen für haushaltsnahe Dienstleistungen, Familienpflege und Jugendhilfe. Die flink + fleißig GmbH ist ein Schwesterunternehmen zu dem seit 1997 bestehenden Pflegedienst A.i.P. – Ambulante und individuelle Pflege GmbH. Beide Unternehmen werden eigenständig geführt.

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