Kürzere Bearbeitungszeiten dank Digitalisierung

Das Studierendenwerk Darmstadt treibt die Digitalisierung weiter voran und setzt zunehmend auf durchgehend digitale Arbeitsprozesse. Nunmehr wurde der Bereich der Studienfinanzierung so aufgestellt, dass Papierdokumente gar nicht erst in den Umlauf kommen. Hierfür wurde die entsprechende Posteingangsstelle mit KODAK Scanner und Erfassungslösung ausgestattet. Gerade bei BAföG-Anträgen, die noch analog eingereicht werden, reduziert sich so die Bearbeitungszeit enorm.

Das Studierendenwerk in Darmstadt ist eine von insgesamt 57 Institutionen in Deutschland, das unter anderem für die Bearbeitung von BAföG-Anträgen verantwortlich zeichnet. Zurzeit sind die rund 285 Beschäftigten des Studierendenwerks zuständig für mehr als 42.500 Studierende und bearbeiten u. a. pro Jahr an die 6.200 BAföG-Anträge.

Planung und Vorbereitung schaffen Akzeptanz
Die Aufgabenstellung war klar – der Posteingang soll digitalisiert werden. Was einfach klingt, benötigt nicht nur ein Konzept für den Scanvorgang selbst, sondern die nachgelagerten Prozesse müssen klar definiert und strukturiert werden.

Die Ausstattung der Poststelle
Die Vorgaben an Hard- und Software waren vielfältig: einfache Nutzung und hohe Produktivität, reibungslose Verarbeitung von diversen Dokumenten im Stapel, automatische Trennung während des Scannens, TR-Resiscan konformer Scanprozess sowie nahtlose Integration der Dateien und Daten ins Fachverfahren, mit dem BAföG-Anträge bearbeitet werden.

Die Wahl fiel auf den KODAK S3000 Scanner und die Erfassungssoftware KODAK Capture Pro.
Der Scanner überzeugte durch seine exzellente Stapelverarbeitung. Darüber hinaus liefert die integrierte Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie stets beste Bildqualität auch bei schwierigen Vorlagen. Die hervorragende Bildqualität sorgt für hohe Genauigkeit bei der optischen Zeichenerkennung (OCR). Für optimalen Datenschutz werden die Bilddateien lediglich auf einem temporären Speicher im Scanner abgelegt und spätestens beim Ausschalten gelöscht.

KODAK Capture Pro ist eine hoch entwickelte Erfassungslösung, die Prozesse zuverlässig automatisiert. Hierfür lassen sich Scanjobs vordefinieren, so dass sich wiederkehrende Routineaufgaben, auch mit mehrstufigen Anforderungen wie Dateiformat, Auflösung und Zielordner, ganz einfach per Klick erledigen lassen. Sie bietet zudem die Möglichkeiten der Klassifizierung, Extrahierung und Validierung der digitalisierten Formulare sowie die Weiterleitung und Integration in nachfolgende Systeme. Maßgeblich für die Entscheidung war auch, dass das Zusammenspiel der KODAK-Komponenten den Scanprozess TR-Resiscan konform abbilden kann.

Die Digitalisierung der Poststelle soll entlasten, nicht belasten
Die Verantwortlichen des Studierendenwerk Darmstadt haben den Scanprozess akribisch geplant, um von Anfang an eine hohe Produktivität und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Damit die Eingangspost im Stapel verarbeitet werden kann, kommen QR-Codes zur Trennung der Dokumente zum Einsatz. Darin sind die entsprechenden Informationen enthalten und der Typ erscheint auch im Dateinamen.

Dank KODAK Capture Pro wird der gescannte Stapel übersichtlich am Monitor angezeigt. Im Anschluss werden die Dateien in einem Scanordner zwischengespeichert, ehe sie automatisch dem jeweiligen Vorgang zum Beispiel im BAFSYS zugeordnet werden. BAFSYS ist ein modernes Softwareverfahren, mit dem BAföG- und AFBG-Anträge schnell und komfortabel bearbeitet werden können. Es umfasst den kompletten Prozess von der Online-Beantragung über die Bearbeitung und die elektronische Aktenführung bis hin zur Bescheidung und Auszahlung. Dort sind die Dateien in nur wenigen Minuten abrufbereit und mit einer entsprechenden Aufgabe versehen. So stehen alle nötigen Dokumente für die digitale Bearbeitung zur Verfügung. Nachdem der Scanvorgang abgeschlossen ist, werden die Originale entsprechend ihren Aufbewahrungsfristen archiviert bzw. im Anschluss vernichtet.

Die wesentlichen Vorteile
Ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung des Posteingangs ist die Zeitersparnis, auch die Suche nach Dokumenten erfolgt nun in Sekundenschnelle. Darüber hinaus gestaltet sich die Vertretung von abwesenden Mitarbeitenden sowie das Arbeiten im Homeoffice einfacher, da sämtlicher Posteingang zu den einzelnen Aufgaben im System geführt wird. Zwar benötigt auch das Scannen der Eingangspost Zeit, doch durch die Zeitersparnis in der Nachbearbeitung ist der gesamte Prozess wesentlich effizienter und transparenter.

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