Locationcheck: Worauf Veranstalter achten müssen

Besondere Location: CUBESolution auf dem Gelände der Messe Köln

Wie groß? Wie modern? Wie viel Technik? Die richtige Location ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für gute Events. Bei der Suche nach einer geeigneten Location helfen im ersten Schritt Online-Verzeichnisse wie www.deutschland-locations.info. Auf diesen Seiten präsentieren sich zahlreiche Eventlocations aus ganz Deutschland – geordnet nach Größe, Ort und Art der Location. Im zweiten Schritt lohnt es sich, die einzelne Location sehr genau auf ihre Eignung zu prüfen. Die locationportale GmbH sagt, worauf Veranstalter bei der Auswahl achten sollten.

1. Unternehmen und Marke
Erstes Auswahlkriterium für eine Location sollte sein, ob sie zum Veranstalter passt. Welche Werte präsentiert das Unternehmen? Welches Image strebt es an? Wie sollen die Gäste die Marke wahrnehmen? Antworten auf diese Fragen sollten Veranstalter bei der Suche nach einer Location leiten. Denn Events bieten besser als andere Marketinginstrumente die Möglichkeit, Unternehmen und Marke mit allen Sinnen zu erleben.

2. Gäste
Gleichzeitig sind Besonderheiten der jeweiligen Bezugsgruppe zu beachten. Werden internationale Gäste erwartet? Kommen auch Kinder oder Menschen mit Behinderung? Für sie können besondere Vorkehrungen nötig sein.

3. Größe
Zu große Locations sind „Killer“ für eine Veranstaltung. Hier kommt schnell das Gefühl auf, es wären wenige Gäste da, und das Event „verläuft“ sich. Es ist also die passende Location zu wählen.

4. Lage
Ob die Lage einer Location gut ist, hängt von Art und Zielsetzung der Veranstaltung ab. Reisen viele Gäste von außerhalb an, werden in der Nähe entsprechend viele Hotelzimmer gebraucht. Was immer gegeben sein sollte, ist eine ausreichende Anzahl von Parkplätzen oder eine Alternative für die Anreise – zum Beispiel mit Bussen und Bahnen.

5. Räume und Ausstattung
Je nach Art des Events können neben der öffentlichen Fläche zusätzliche Räume nötig sein: Künstlergarderoben, Lagerräume oder Flächen für das Catering. Ebenso wichtig: Welches Mobiliar ist vorhanden? Was kann noch ergänzt werden? Und: Welche Technik ist für Präsentationen, Musik oder andere Live Acts vor Ort vorhanden? Kann hier gegebenenfalls noch nachgerüstet werden? Spezielle Anbieter hierfür finden Veranstalter in den Servicekategorien auf den Portalen der locationportale GmbH.

6. Catering
Viele Locations arbeiten exklusiv mit einem Caterer zusammen. Das heißt, der Veranstalter kann nur aus dessen Angebot wählen. Entsprechend sollte der Cateringanbieter vorab auf Flexibilität und Kreativität geprüft werden.

7. Rechtliches
Veranstaltungsflächen müssen sich an die Vorschriften der Versammlungsstätten-verordnung halten. Das sollte also selbstverständlich sein. Darüber hinaus kann es für das Event wichtig sein, ob geraucht werden darf, wie laut die Musik sein darf und wie lange die Feier gehen darf. Besondere Locations wie Museen haben außerdem oft noch eigene Vorschriften zum Beispiel bezüglich der Getränke, die in den Räumen verzehrt werden dürfen. Veranstalter sollten hierzu auch den Umfang der Veranstalter-Haftpflichtversicherung prüfen.

8. Kosten
Bei einigen Locations entstehen zusätzliche Kosten für die Miete der Möbel oder die Endreinigung. Bei anderen ist sogar der Service in der Raummiete enthalten. Diese Unterschiede machen es manchmal schwer, Angebote miteinander zu vergleichen. Zu einem guten Locationcheck gehört deshalb auch die Frage nach der Preisgestaltung.

Bildrechte: Koelnmesse Ausstellungen GmbH

Die locationportale GmbH bringt Locationanbieter und Dienstleister der Eventbranche mit ihren Kunden zusammen. Die Grundsätze dabei sind die optimale Auffindbarkeit im Netz, die zuverlässige Weiterleitung von qualifizierten Suchenden, eine nutzerorientierte Navigation, das hochwertige Erscheinungsbild und die themenspezifische Aufbereitung der Locationpräsentationen. Die locationportale GmbH betreibt Portale für Hannover, Hamburg, Köln, Düsseldorf, Berlin, München, Stuttgart, Braunschweig, Frankfurt, die Metropolregion Ruhr und die Region Ostwestfalen-Lippe (OWL) sowie ein Portal für die deutschlandweite Location-Suche. Seit 2010 ehrt die locationportale GmbH mit dem Location Award herausragende Veranstaltungsorte in ganz Deutschland. Weitere Informationen unter www.locationportale.de und unter www.location-award.de.

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