Passgenaue Kundenkommunikation – schlanker, wirkungsvoller, nachhaltiger

Auslagerung von Prozessen an Dienstleister spart Kosten und gibt
Unternehmen Flexibilität

Philipp Moser, Director Business Development bei Paragon Central Europe

Schwandorf, 5. August 2025 – Der Wirtschaft fehlen zunehmend die Fachkräfte, während der ökonomische Abschwung sie unter Druck setzt. Auf der anderen Seite erwarten die Kunden passgenaue Kommunikation über alle Kanäle hinweg. Wie Unternehmen Prozesse außerhalb ihres Kerngeschäfts an externe Dienstleister vergeben können und dabei Kosten sparen, effizienter werden und Flexibilität gewinnen, schildert Philipp Moser vom Kommunikationsspezialisten Paragon Central Europe.

„Die Briefmengen gehen zurück – und doch bleibt der Brief ein wichtiger Teil der Kommunikation mit dem Kunden“, weiß Philipp Moser. „So hat die neueste CMC Print-Mailing-Studie (https://alles-ueber-mailings.deutschepost.de/de/direktmarketing-wissen/studien/cmc-printmailing-studie-2025-bestandskunden.html) ergeben, dass Empfänger von Print-Mailings bei ihrem nächsten Online-Einkauf bei diesem Anbieter im Schnitt 13 Prozent mehr ausgeben. Und jeder Euro, der für Werbebriefe an Bestandskunden ausgegeben wird, bringt 10,11 Euro Einnahmen. Zudem bevorzugen auch viele Kunden von Banken und Versicherungen die Zustellung wichtiger Dokumente in Papierform.“

Die voranschreitende Digitalisierung verändert die Präferenz der Kunden, wie sie angesprochen werden und wie sie Rechnungen, Vertragsunterlagen oder Angebote bekommen möchten. Zugleich wächst die Vielfalt an Kommunikationskanälen. Das steigert auch den Aufwand für die Verwaltung der Kundendaten, um zum einen damit die passende personalisierte Ansprache zu realisieren, andererseits ihren Schutz sicherzustellen. Branchen, die auch weiterhin auf Printmedien zur Kommunikation angewiesen sind, müssen zudem in diesen schnelllebigen Zeiten in der Lage sein, kurzfristig große Mailingmengen zu erstellen.

Das eigene Briefzentrum bedeutet gebundenes Kapital in Immobilien und Maschinen
„Wenn Firmen sparen müssen, denken sie zunächst daran, die entsprechenden Unternehmensteile für die Kundenkommunikation ins Ausland zu verlagern“, so Moser. „Und wo für international aufgestellte Firmen die Volumen an gedruckten Briefen sinken, ergibt irgendwann die Zentralisierung einen Sinn. Denn auch wenn die Kosten für den internationalen Versand aus einem Produktionsland heraus etwas höher sind, rechnet sich das unmittelbar durch den Abbau von dezentralen Produktionen.“ Mit beiden Lösungen sei aber das Problem nur aufgeschoben, so Moser. „Denn das eigene Briefzentrum bedeutet weiterhin gebundenes Kapital in Immobilien, Druck-, Kuvertier- und Frankiermaschinen. Und es zu betreiben, bedeutet Personal- und Energiekosten – bei mitunter stark schwankenden und grundsätzlich weiter sinkenden Mengen.“

Die Beauftragung eines breit aufgestellten Dienstleisters wie Paragon für Erstellung und Versand von Dokumenten oder Mailings kann den Unternehmen Kostenkontrolle und Flexibilität geben: für die gesamte Kundenkommunikation mit zyklischem Bedarf oder auch zur kurzfristigen Verarbeitung großer Zusatzvolumen. Und das ohne Veränderung der gewünschten Druckqualität und unter Wahrung der vereinbarten IT-Sicherheit sowie Beachtung der branchenspezifischen Regulatorik. Auch ohne die Sorge, auf dem zunehmend angespannten Fachkräftemarkt qualifizierte Mitarbeitende mit entsprechendem Know-how für die Kundenkommunikation finden zu müssen. Dienstleister mit verschiedenen Standorten übernehmen zum einen die Verantwortung für eine stets aktuelle und kurzfristig skalierbare Druckinfrastruktur. Zum anderen ermöglichen sie die empfängernahe Produktion. Das hält im Sinne des ökologischen Fußabdrucks die Transportwege so kurz wie nötig und die Versandkosten so gering wie möglich.

Moser: „Im Ergebnis können Unternehmen mit dem Outsourcing ihres Output-Managements den Fokus wieder stärker auf ihr Kerngeschäft richten, Kosten senken und Raum für nachhaltiges Wachstum gewinnen.“

Zur weiteren Information: Das Whitepaper „Die Geschäftspost erledigen die Profis – Next-Level Document Output: sicher, nachhaltig, individuell & wirtschaftlich“ von Paragon kann kostenlos über diesen Link heruntergeladen werden: https://www.paragon.world/de/next-level-document-output

Über Paragon Central Europe
Paragon Central Europe hilft Unternehmen bei ihrer Kommunikation – mit mehr Effizienz und einer höheren Zufriedenheit ihrer Kunden. Ihre Lösungen unterstützen die Kunden bei der digitalen Transformation, einer verbesserten Customer Journey und Experience. Mit dem Outsourcing ganzer Abteilungen (Druckzentrum, Posteingangszentrum) oder der Unterstützung bei einzelnen Aufgaben (Abfedern von Lastspitzen, BCM, Digitalisierungsprojekten) hilft Paragon ihren Kunden, Kosten zu sparen. Integrierte Business-Continuity-Management-Szenarien vergrößern die Prozess- und Geschäftssicherheit.

Paragon Central Europe produziert massenhafte Kundenkommunikation, individuell für jeden Empfänger – physisch und digital. Etwa 1.000 Mitarbeitende verarbeiten an 14 Standorten in Deutschland, Belgien, den Niederlanden und Polen rund 400 Millionen Ausgangsdokumente (Document Output – wie Kontoauszüge, Rechnungen oder Versicherungsschreiben) und Informationen für die digitalen Kanäle der Kundenkommunikation. Im Service für den Posteingang (BPS – Business Process Services) scannt Paragon eingehende Briefe und führt sie für die weitere Kategorisierung und Bearbeitung mit digitalen Posteingängen zusammen, bei Bedarf fallabschließend.

Besonderes Augenmerk legt Paragon auf Nachhaltigkeit und aktive CO2-Reduktion und gehört damit zu den Vorreitern der Branche. Vielfältige Zertifikate und Auditierungen stehen zudem für einen hohen Qualitätsanspruch an Daten- und IT-Sicherheit in allen Prozessen.

Paragon Central Europe gehört zur internationalen Grenadier Holdings: Mit rund 1,75 Milliarden Euro Jahresumsatz ist sie in mehr als 20 Ländern und mit rund 10.000 Mitarbeitenden Marktführer bei den Leistungen ihrer Unternehmen.

Weitere Informationen unter www.paragon.world/de sowie auf LinkedIn, Facebook und Instagram.

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