Schluss mit dem Abtippen von Ausschreibungen

Contract to Bid – neue Software-Lösung für den Einkauf

St. Leon-Rot, 17.12.2013 – Hunderte von Positionen von Hand abtippen? Das kostet Zeit und birgt einiges an Fehlerpotenzial in sich. Wenn es darum geht, Ausschreibungen auf der Basis eines ECC Rahmenvertrages anzustoßen und in das SAP Supplier Relationship Management (SRM) zu übertragen, ist dies in vielen Unternehmen das übliche Prozedere. Doch tun sich hier neue Wege auf: Mit der neuen SRM Consulting Solution „Contract to Bid“ von dem SAP-Beratungshaus conarum gestalten Unternehmen ab heute Ihr Ausschreibungsverfahren wesentlich effizienter.

Rahmenverträge laufen aus, neue Ausschreibungen müssen initiiert werden – eine Aufgabe, die im Einkauf zum Kernprozess dazugehört. Liegen Rahmenverträge oder Kontrakte im SAP ECC vor, so ist es bisher nicht möglich gewesen, diese in das SAP Supplier Relationship Management zu übertragen. Soll eine neue Ausschreibung angelegt werden, müssen alle Daten per Hand eingepflegt werden. Erschwerend kommt hinzu, dass nicht einmal copy & paste richtig funktioniert. Denn die Oberflächen von SAP ECC und des SRM Browsers sind unterschiedlich.

Die Konsequenz für den Mitarbeiter aus dem Einkauf?
Ganz klar: Handeingabe.

Das kann einige Stunden Zeit in Anspruch nehmen, gerade bei Verträgen, die bis zu mehreren tausend Positionen beinhalten. Das Fehlerpotenzial ist hier leicht vorstellbar: Tippfehler, Positionen oder gar ganze Textpassagen werden vergessen oder doppelt eingegeben. Da eine Ausschreibung unter herkömmlichen Bedingungen immer wieder einen hohen Zeitaufwand bedeutet, bleibt diese leicht liegen. Auch sendet das System kein Signal, das das Auslaufen eines Rahmenvertrages ankündigt. Doch tragen gerade regelmäßige Ausschreibungen dazu bei, dass ein Unternehmen immer zu den optimalen Konditionen einkauft.

Das geht besser …
Es ist das Ziel von conarum, für Kunden einen Mehrwert zu schaffen. Das SAP-Beratungshaus bietet überschaubare und leicht umsetzbare Lösungen an, welche die Prozesslücken schließen, die der SAP Standard nicht abdecken kann. Die Optimierung des Einkaufsprozesses durch Automatisierung des gesamten Ausschreibungsvorgangs ist eine davon.

… mit der SRM Consulting Solution von conarum
Hierzu hat conarum die branchenunabhängige SRM Consulting Solution „Contract to Bid“ entwickelt, die als „AddOn“ zur SAP Landschaft eingesetzt wird. Laufen nun Rahmenverträge aus, ganz gleich ob mit Material- oder Dienstleistungspositionen, werden diese direkt über die Bidding Engine ausgeschrieben.

Dies führt zu erheblichen Vorteilen:
-Kontinuität im Ausschreibungsprozess
-regelmäßige Optimierung der Einkaufskonditionen
-Zeitersparnis
-Vermeidung von Fehlern
-Konzentration der Mitarbeiter auf ihre Kernkompetenzen
-höhere Effizienz und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit

Erfolgreich im Einsatz
Ein global operierender Chemiekonzern mit 16.300 Mitarbeitern weltweit profitiert bereits von der SRM Consulting Solution, die das SAP-Beratungshaus conarum für diesen Kunden als Pilotprojekt entwickelt hat. Auf der Basis dieser individuellen Lösung hat conarum die Customer Solution aufgesetzt. So können Unternehmen in Zukunft die wertvolle Zeit Ihrer Einkaufsexperten gewinnbringender einsetzen, indem sie sich intensiver auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Das Lösungsmodul „Contract to Bid“ führt Schritt für Schritt durch den Prozess.

Stationen der automatisierten Ausschreibung:
-Anlegen einer Ausschreibung im SRM
-Erfassen der wichtigsten Ausschreibungsdaten im ECC, die als Anhänge eingefügt werden
-Verzweigung direkt in die SRM Ausschreibung
-Einkäufer schließt die Ausschreibung ab und veröffentlicht sie
-Automatische Generierung von Ausschreibungen auf der Basis auslaufender Rahmenverträge und E-Mail mit Info an den Einkäufer

Nutzerfreundliche und intuitive Bedienung …
… ist eine unbedingte Forderung an eine Softwarelösung, die effizient im Geschäftsprozess eingesetzt wird. So führt die leichte Bedienbarkeit der SRM Consulting Solution zu einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Zeitraubendes Übertragen von Ausschreibungen gehört der Vergangenheit an; die Arbeitsprozesse werden effizienter und qualifizierter. Das Ergebnis: konstant beste Einkaufspreise durch regelmäßige Ausschreibung.

Das alles kann die SRM Consulting Solution „Contract to Bid“:
-Anlage einer Ausschreibung auf Basis eines ECC Rahmenvertrages
-Berücksichtigung von Material- und Dienstleistungspositionen
-Schnellerfassung notwendiger Ausschreibungsdaten und Anhängen von Dokumenten direkt im ECC
-Automatische Generierung von Ausschreibungen
-Anlage eines neuen Kontraktes aus Angebot im ECC / SRM

Wer mehr dazu erfahren möchte, findet weitere Infos unter www.conarum.com

Die conarum GmbH & Co. KG wurde 1998 gegründet. Das SAP-Beratungshaus ist für seine Kunden der Partner für Projekte, Lösungen und Anwendungsentwicklungen rund um SAP und angrenzender Dienstleistungen. Das Kerngeschäft besteht aus Prozess-, Funktionsberatung und Implementierung. Die hervorragenden technologischen Kenntnisse, das Spezial-Know-how und die laufende Optimierung des IT-Betriebs bilden die ausgeprägte Kompetenz des Unternehmens. Die Branchenexpertise besteht in den Bereichen, Prozessindustrie, Fertigungsindustrie, Anlagen- und Maschinenbau sowie Automotive. Das spezifische Lösungs-Know-how liegt in den Gebieten SAP SRM, PLM, MDG (insbesondere Stammdaten) und ERP.

Kontakt:
conarum GmbH & Co. KG
Stefan Bäumler
Opelstraße 1
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+49 (0) 6227-6989980
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http://www.conarum.de