Tools4ever senkt den Aufwand für die Anlage von Nutzerkonten der FU Berlin drastisch

Mit Hilfe von UMRA stellt die FU benutzerfreundliche Formulare bereit, mit denen die Administratoren jedes Fachbereichs die Nutzerkonten vor Ort mit wenigen Angaben einrichten können.

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Tools4ever stärkt seine Position bei Bildungseinrichtungen: Mit Hilfe von UMRA (User Management Resource Administrator), der weltweit bewährten Lösung für Identity und Access Management, steigert die FU Berlin die Effizienz und dezentralisiert das Nutzermanagement. Mit Hilfe von UMRA stellt die Universität benutzerfreundliche elektronische Formulare bereit, mit deren Hilfe Administratoren mit unterschiedlichen Fachkenntnissen vor Ort das Nutzermanagement für knapp 30.000 Studenten, 4.800 Doktoranden sowie rund 4.000 Mitarbeiter/innen übernehmen und die zentrale IT-Abteilung entlasten.

Delegation an die Fachbereiche
Um diese dezentrale Struktur so effizient wie möglich zu gestalten, übernehmen die einzelnen Fachbereiche so viele Aufgaben wie möglich selbstständig. Für Martin Ritter, der als Bereichsleiter das Windows Server- und Client-Team leitet, heißt Dezentralisation im Bereich Nutzermanagement vor allem, Informationen dort zu verarbeiten, wo sie anfallen. „Geschieht das nicht, müssen wir ständig den aktuellen Status erfragen, weil Veränderungen oftmals nicht zu uns durchdringen.“ Ritter und weitere Techniker wollten daher die IT-Administratoren in den einzelnen Fachbereichen vor allem mit der Einrichtung von Nutzerkonten betrauen. „Das sind im Grunde einfache Aufgaben, sie kosten im technischen Bereich jedoch sehr viel Zeit.“ Gelöst haben die Berliner das Problem mit User Management Resource Administrator (UMRA) von Tools4ever. Der Tipp für UMRA kam aus den eigenen Reihen des Hochschulrechenzentrums. „Ein Mitarbeiter kannte das Thema von seiner früheren Stelle und hat dann UMRA empfohlen.“ Ein weiterer, entscheidender Punkt war der Preis. „UMRA passt im öffentlichen Dienst sehr gut, weil wir nur die für uns wichtigen Funktionen einführen konnten und sich deshalb auch die Kosten im Rahmen halten.“

Prozesse weitgehend vereinfacht
Die Funktionsweise ist simpel, wie Ritter als Serveradmin sagt: Die Technik stellt über UMRA benutzerfreundliche Formulare zur Eingabe der Nutzerdaten bereit. Beantragen neue Mitarbeiter im Institut ein Konto, nehmen die einzelnen Fachbereiche die nötigen Einträge in einem standardisierten Ablauf über diese Formulare vor. Dank einer Anbindung an das SAP-System ist der neue Nutzer sogar bereits in den Stammdaten der FU angelegt, wie Ritter erläutert. „UMRA zeigt den Administratoren bereits den Nutzernamen und das zugehörige Konto lässt sich damit ohne weitere Vorbereitungen anlegen.“ Derart einfache Abläufe und eine hohe Nutzerfreundlichkeit spielen für Ritter eine wichtige Rolle, da sehr unterschiedliche Personen die Administrationsaufgaben vor Ort erledigen. „Dazu gehören studentische Hilfskräfte, Azubis oder Angestellte. Egal welcher Wissensstand, Nutzerkonten lassen sich mit wenigen Klicks anlegen und persönliche Laufwerke einrichten.“ Die gut bezahlten Administratoren aus Ritters Bereich können derartige Standards daher delegieren und haben mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. So dient UMRA in der FU vor allem zur Geschäftsprozessoptimierung.

Schnelle Einführung und weitere Potentiale
Ausgesprochen schnell und unkompliziert verlief die Einführung von UMRA, nötig war lediglich die Bereitstellung eines Servers. Darauf hat dann ein Experte von Tools4ever die Lösung innerhalb von drei Tagen installiert und an die Anforderungen der FU angepasst. Ebenso innerhalb dieser Zeit erfolgte die Anpassung der Masken und der Aufbau der Berechtigungsstruktur – ebenso durch Tools4ever. Mit der Einführung hatte die FU daher nur wenig zu tun.

Erhebliche Potentiale vorhanden
Nach knapp einem Jahr im Einsatz haben die Berliner einen wichtigen Teil der Fachbereiche an UMRA angeschlossen. Insgesamt werden bereits 70 Prozent der Nutzer abgedeckt. Dabei kommt der FU zugute, dass UMRA modular aufgebaut ist und sich zusätzliche Funktionen nach Bedarf einrichten lassen. So ist geplant, UMRA im Zuge organisatorischer Veränderungen auch über die heutige Nutzung hinaus einzusetzen.

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Tools4ever besticht durch seine No-Nonsense-Vorgehensweise und ermöglicht einen niedrigen „Total Cost of Ownership“. Verglichen mit anderen Identity- und Access-Management-Lösungen liefert Tools4ever innerhalb weniger Tage eine komplette Lösung anstelle der üblichen Zeit von einigen Wochen oder Monaten.

Wegen dieser Vorgehensweise ist Tools4ever mit Millionen von verwalteten Benutzerkonten ein führender Anbieter von Identity- und Access-Management Lösungen. Tools4ever liefert diverse Software-Produkte und Consulting-Dienste auf dem Gebiet von Identity-Management, wie z.B. User Provisioning, RBAC, Passwort-Verwaltung, SSO und Access-Management.

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