Trend 2013: Unternehmen müssen Kontrolle über Daten bewahren

Herausforderungen im Rahmen von Big Data, internationalen Rechtsstreitigkeiten und Datenschutz verlangen umfassende Maßnahmen

Frankfurt, 20. Dezember 2012. Rechtzeitig zum Jahresende analysieren die Juristin Mary Mack, Enterprise Technology Counsel, und Johannes Scholtes, Chief Strategy Officer bei ZyLAB, einem Lösungsanbieter für E-Discovery und Information Management, die Entwicklungen des auslaufenden Jahres und blicken auf kommende Trends.

So mussten sich Unternehmen auf neue Entwicklungen im Datenschutz einstellen und vor dem Hintergrund zunehmender internationaler Rechtsstreitigkeiten ihre Maßnahmen überdenken, um trotz Big Data noch effizient und gesetzeskonform agieren zu können. Wichtigster Trend ist daher laut der beiden Information Management-Spezialisten von ZyLAB, die umfassende Kontrolle über die unternehmensweiten Datenbestände zu gewährleisten.

2012 war weltweit für viele Unternehmen von wachsenden Anforderungen in puncto grenzübergreifender Rechtsstreitigkeiten geprägt. Grund hierfür waren neue Entwicklungen im europäischen Datenschutz sowie die Veröffentlichung der neuen Sedona Conference Principles für Discovery, Disclosure und Datenschutz. Es war auch das Jahr zunehmender Akzeptanz sogenannter Predictive-Technologien sowie von Gerichtsentscheiden, die die umfassende Offenlegung von Social Media, SMS und E-Mails vorsahen. Weiterhin gab es eskalierende Patentstreitigkeiten (wie Apple versus Samsung), die einmal mehr die zunehmende Wichtigkeit ordnungsgemäß aufbewahrter Dokumente unterstrichen. Doch für Johannes Scholtes hat die wichtigste Entwicklung schon vor längerer Zeit begonnen.

E-Discovery inhouse abwickeln

„Eine wachsende Zahl von Unternehmen und Regierungsbehörden versucht, mit internen E-Discovery-Lösungen die Kontrolle über ihre Daten zu gewinnen – ein Trend von zentraler Bedeutung“, stellt Scholtes fest. „Denn Anfang 2012 bedeuteten Offenlegungsverpflichtungen für viele Unternehmen noch hohe Kosten bei gleichzeitig unbefriedigender Genauigkeit und Effizienz. Die Wurzel des Problems und der Hauptgrund, warum die Kosten für Vorverfahren derart in die Höhe schnellen, liegt in der mangelnden Vorbereitung der meisten Organisationen. Sie haben noch kein umfassendes Konzept oder keine unterstützende Struktur ausgearbeitet, um relevante Informationen, die im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten kritisch für ihre Verteidigung sein könnten, zu identifizieren und entsprechend zu verwalten.“

Abhilfe schaffen hier laut Scholtes eine Reihe erschwinglicher, unkomplizierter und umfassender Lösungen, die dem E-Discovery-Verfahren den Schrecken nehmen. Somit gibt es keinen Grund mehr, warum Unternehmen nicht die hundertprozentige Kontrolle über ihre Daten bewahren können sollten.

Legacy-Daten bereinigen

Die Bereinigung alter Datenbestände ist ebenfalls von grundlegender Bedeutung, wenn es um die Kontrolle über die eigenen Daten geht. Laut Mary Mack gehört die „Beherrschung der dunklen Seite von Big Data“ zu den Trendthemen des Jahres 2012, das noch weit in das kommende Jahr eine Rolle spielen wird, wahrscheinlich auch noch darüber hinaus. Sie beobachtet, dass Unternehmen derzeit Projekte mit dem Ziel der Information Governance durchführen, die zunächst taktische „Aufräumarbeiten“ im Datenbestand umfassen, dann aber in eine mehr proaktive Form des E-Discovery übergehen.

Dazu Mary Mack: „Mein Vorschlag für Unternehmen, denen noch ein guter Vorsatz im neuen Jahr fehlt: Sie sollten ihre E-Discovery-Systeme dafür einsetzen, ihre Legacy-Daten zu bereinigen. Denn die Konsolidierung von Datenzentren, die Server-Virtualisierung und andere IT-Projekte mögen Unternehmen dabei helfen, das Thema Big Data zu managen, doch helfen sie nicht dabei, die Datenmengen zu reduzieren. Und auch wenn Maßnahmen wie Datenkompression und -deduplizierung das Datenvolumen etwas vermindern, adressieren sie nicht die Tatsache, dass die meisten Organisationen sehr viel mehr Daten aufbewahren, als sie eigentlich müssten aus gesetzlichen, wirtschaftlichen oder Wissensmanagement-Gründen, oder um ihr geistiges Eigentum zu schützen.“

Daher sollten Unternehmen die Gelegenheit nutzen und ihre Daten bereinigen, bevor sie sie in die Cloud oder eine neue Version von SharePoint duplizieren, ergänzt Mack.

Über ZyLAB Distribution BV:

Mit den modularen Lösungen für E-Discovery und unternehmensweites Information Management können Organisationen unbegrenzte Datenmengen in jedem Format und jeder Sprache verwalten. So lassen sich Risiken minimieren, Kosten reduzieren, Sachlagen untersuchen und gleichzeitig die Produktivität dank intelligenter, automatisierter Prozesse steigern.

Das E-Discovery System von ZyLAB richtet sich nach dem Electronic Discovery Reference Model (EDRM) und wird – ebenso wie die anderen Produkte und Services des Unternehmens – unternehmensweit von Konzernen, Behörden, Gerichten und Kanzleien eingesetzt. Darüber hinaus kommen sie in speziellen Projekten im Rahmen juristischer Dienstleistungen, Revisionen und Wirtschaftsprüfungen zum Einsatz. Die Systeme sind alternativ auch als SaaS (Software-as-a-Service)-Modell verfügbar.

Hauptsitz des Unternehmens ist sowohl in Amsterdam (NL) als auch in McLean, Virginia (USA). Darüber hinaus bedient ZyLAB lokale Märkte über Niederlassungen in New York, Barcelona, Frankfurt, London, Paris und Singapur. Weitere Informationen zu ZyLAB unter www.zylab.de.

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