Umsatzsteuer-Sicherheit durch Gelangensbestätigung

„Z-GBS“ von der MHP Software GmbH

(Neustadt) Grundsätzlich sind Lieferungen in EU-Staaten umsatzsteuerfrei. Voraussetzung ist der Nachweis, dass die Waren tatsächlich in das EU-Ausland geliefert wurden. Dieser Gelangensnachweis kann nur mit Belegen erfolgen, die von der Finanzverwaltung anerkannt sind. Die Software „Z-GBS“ erstellt diese Bestätigungen, überwacht deren vorschriftsmäßige Rückgabe und übermittelt sie an die Finanzbehörde.

Seit 2011 ist die umsatzsteuerfreie Lieferung in das EU-Ausland noch kritischer geworden. Die Ansprüche an den Nachweis, dass die Waren tatsächlich in einen anderen EU-Staat gelangt sind, sind nun deutlich höher. Rechnung, Zahlung und gültige Steuernummer des Empfängers allein reichen oft nicht mehr aus. Besonders kritisch wird es, wenn Käufer oder Verkäufer die Ware selbst transportieren und keinen externen Dienstleister einsetzen. Denn bei Spediteuren und Kurierdiensten können die vollständigen Trackingdaten oder Spediteursbescheinigungen als Gelangensbestätigung benutzt werden. Bei eigenem Transport ist eine „Gelangensbestätigung“ als Beleg zwingend notwendig. Das ist in verschiedenen Formen möglich.

Die Software „Z-GBS“ wurde von der TIA innovations GmbH, dem Kompetenzcenter Zoll und Außenwirtschaft und der MHP Solution Group in Zusammenarbeit mit der AOB GmbH entwickelt. Sie stellt sicher, dass Unternehmen alle behördlichen Anforderungen erfüllen können. Dies beginnt mit der automatischen Erstellung der Gelangensbestätigungen aus der Rechnung oder dem Lieferschein wie sie beispielsweise im ERP-System vorliegen. Anschließend wird automatisch geprüft, ob die Steuernummer des Empfängers gültig ist und ihm gehört. Trifft dies zu, versendet „Z-GBS“ die Bestätigungen, überwacht die Rücksendung, archiviert falls vorhanden die Trackingdaten eines Dienstleisters, mahnt und informiert, falls der Empfänger die Bestätigung nicht fristgerecht zurückschickt. Die Bestätigung kann entweder beleglos per E-Mail, über ein Portal im Internet oder klassisch auf Papier erfolgen. Eine automatisierte Zuordnung der rücklaufenden Bestätigungen wird über Barcodes oder eindeutige Kennungen in den eMails oder das Portal erreicht. Der Arbeitsaufwand für die Gelangensbestätigung wird dadurch deutlich reduziert. Marc Fürstner, Geschäftsführer MHP Software GmbH: „Mit Z-GBS minimieren Unternehmen das Risiko, dass sie aufgrund fehlender oder nicht anerkannter Bestätigung nachträglich Umsatzsteuer bezahlen müssen.“

Die Software Z-GBS steht als Inhouse- und als Rechenzentrumslösung zur Verfügung und wird in Deutschland und im EU-Ausland von kleinen, mittleren und großen Unternehmen und Konzernen eingesetzt.

Die MHP Solution Group ist einer der führenden Lösungsanbieter für die Bereiche Versandlogistik, mobile Lagerlösungen und Außenwirtschaft. Weltweit setzen Anfang 2015 etwa 2.500 Unternehmen diese Lösungen ein. Jährlich werden aktuell ca. 150 Mio. Packstücke versendet und ca. 600.000 ATLAS Transaktionen mit MHP-Lösungen ausgeführt. Das Leistungsspektrum deckt die gesamte Bedarfskette von der Beratung, Lieferung und Umsetzung von Soft- und Hardwarelösungen ab. MHP bietet umfassenden Support (bis 24/7), dauerhafte Beratungsleistungen und die stetige Versorgung mit Verbrauchsmaterialien (z.B. mit Etiketten und Formularen). Die Produkte sind je nach Anforderung und Möglichkeit sowohl als Ein- oder Mehrplatzinstallation im Netzwerk des Kunden, wie auch als Cloud-Computing Lösung (SaaS/ASP) einsetzbar.

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