Weniger ist mehr: Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Trends 2022

Weniger ist mehr: Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Trends 2022

Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Trends 2022

Neu-Isenburg, 2. Dezember 2021 – Im kommenden Jahr wird es neben der Standardisierung dokumentenbasierter Prozesse und Kosteneinsparungen auch darum gehen, den Daten- und Dokumentenfußabdruck zu reduzieren und unnötigen Ballast loszuwerden. Vor diesem Hintergrund sagen Spezialisten aus dem Bereich Archivierung und Dokumentenmanagement für das Jahr 2022 vier wichtige Trends voraus.

1. Nachhaltigkeit heißt „löschen“
In den vergangenen Monaten hat das Thema „Green IT“ wieder an Fahrt aufgenommen. Weil die voranschreitende Digitalisierung mit einem steigenden Energie- und Ressourcenverbrauch einhergeht und die Berge an Datenmüll Unmengen an Strom verbrauchen, wird sich hier eine Trendwende vollziehen. Der Grund: Nur wer regelmäßig seine Daten löscht und einen Single Point of Truth (SPoT) für Dokumente schafft, agiert nachhaltig. Auch beim Umstieg auf S/4HANA, den laut SAP Quarterly Statement rund 69 Prozent der SAP-Kunden planen, stehen deshalb Überlegungen zur flexiblen Daten- und Dokumentenverwaltung an. Wer vor der Migration seinen „Keller aufräumt“, kann dank intelligenter Archivierung den eigenen Daten- und Dokumentenfußabdruck deutlich reduzieren und Kosten sparen.

2. Mieten statt kaufen: Archiv-Services auf Vormarsch
Die Zahlen sprechen für sich: Der Umsatz mit Cloud-Computing ist von 8,3 Milliarden Euro in 2019 auf 12,1 Milliarden Euro in 2021 gestiegen. Dieser Trend wird sich weiter fortsetzen. Auch in der Daten- und Dokumentenarchivierung gewinnen cloudfähige Lösungen an Bedeutung. Neben technischen, organisatorischen und steuerlichen Vorteilen, die cloudbasierte Lösungen mit sich bringen können, fällt auch die veränderte Kostenverteilung ins Gewicht, die vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv ist. Ein Mietmodell kann somit sehr schnell und ohne große Vorfinanzierung zu einer Modernisierung der Dokumentenarchivierung führen.

3. Die Cloud wird noch wichtiger
Aktuell stehen Unternehmen vor besonderen Herausforderungen: Neue Nutzeranforderungen, zunehmender Wettbewerbsdruck und digitale Geschäftsprozesse. Die Migration von bestimmten Anwendungen und Speichersystemen in die Cloud hat für IT-Entscheidungsträger deshalb hohe Priorität. Der Gang von SAP in die Cloud ist nur einer von vielen Indikatoren dazu. Laut aktueller Lünendonk-Studie möchten 87 Prozent der SAP-Kunden das Rollout zu S/4HANA bis 2025 abgeschlossen haben. Ein Großteil davon plant die Nutzung einer Hybrid Cloud – eine Kombination aus On-Premises, Private und Public Cloud – einzusetzen. In diesem Zuge erregt der Schnittstellenstandard CMIS immer mehr Aufmerksamkeit. Mit diesem kann ein „intelligentes Dokument“ geschaffen werden, das auf unterschiedlichste Applikationen zugreifen kann. Ein kostenintensives ECM-System wird so nicht mehr benötigt.

4. Dokumentenbasierte Prozesse neu denken
RISE with SAP ist in der SAP-Community fast jedem ein Begriff. Der Gedanke von SAP, ein ganzheitliches Konzept zu schaffen, das über die S/4HANA Transformation hinaus geht, ist einer der Trends 2022. Warum? Dokumentenbasierte Prozesse gewinnen weiter an Bedeutung und sollen helfen, die Transparenz und Effizienz entlang der Wertschöpfungskette zu gewährleisten. Historisch gewachsene Dokumentensilos, welche die Effizienz digitaler Geschäftsprozesse beeinträchtigen, sollen endgültig abgelöst werden. Deshalb gilt es, End-to-End-Prozesse einzuführen und manuelle, Papiervorgänge oder Prozesse in Parallelsystemen zu eliminieren.

Die KGS Software GmbH mit Hauptsitz in Neu-Isenburg bei Frankfurt am Main ist für Top-Unternehmen weltweit seit über 20 Jahren der digitale Archivspezialist. Daten und Dokumente aus SAP sowie Dokumente aus anderen führenden Applikationen werden mittels performanter, schlanker Software migriert und archiviert. Unter dem Brand „tia®“ – the intelligent archive – vereint der Archivhersteller seit 2020 alle kgs Produktmodule zu einer gemeinsamen Vision des intelligenten Dokumentenarchivs. tia® steht für autonome Archivierung, ist anschlussfähig an beliebige Anwendungen, Speicherlösungen und Cloudtechnologien und bietet Unternehmen den Single Point of Truth (SPoT) für den Zugriff auf Dokumente. Seit 2005 zertifiziert kgs für die SAP weltweit ArchiveLink® und ILM-Schnittstellen und ist globaler SAP Value Added Solutions Partner. Weitere Informationen unter: www.kgs-software.com

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